Centre d’aide
Centre d’aide
Des guides courts pour chaque partie de Wolovy. Cherchez ce dont vous avez besoin ou choisissez un thème.
Compte et équipe
Créer l’entreprise, inviter l’équipe et régler chaque compte à votre goût.
Créer le compte de votre entreprise
L’inscription ne demande pas de carte bancaire. Elle tient en cinq écrans, avec un e-mail de vérification après le premier.
- Rendez-vous sur app.wolovy.com/register, saisissez votre e-mail, la langue de l’interface et le pays ou la région de l’entreprise, puis cliquez sur Continuer.
- Ouvrez l’e-mail « Poursuivez l’inscription de votre entreprise sur Wolovy » et cliquez sur Poursuivre l’inscription. Le lien est valable 24 heures.
- Créez votre mot de passe, de 8 à 16 caractères.
- Saisissez le nom de l’entreprise. Il doit être unique dans Wolovy et ne pourra plus être modifié.
- Choisissez les modules : Tickets, Maintenances, Planification, Calendrier, Finances, Portail client et Project Management. Ils sont tous activés, sauf le Portail client. Cliquez sur Créer.
- Invitez votre équipe, ou cliquez sur Terminer pour le faire plus tard.
La personne qui crée l’entreprise en devient Admin. Le pays détermine le fuseau horaire de l’entreprise. L’inscription propose celui qui correspond au fuseau horaire de votre navigateur ; si vous choisissez « Global (UTC) », Wolovy utilise l’heure UTC. Vous pouvez le modifier dans Paramètres généraux, onglet Général.
Inviter votre équipe
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
- Cliquez sur votre nom, en bas de la barre latérale, puis sur Utilisateurs.
- Cliquez sur + et saisissez le nom, l’e-mail et le rôle. Si vous êtes Admin, vous pouvez aussi indiquer son tarif horaire et son coût horaire.
- Enregistrez. La personne reçoit un e-mail avec le bouton Créer le mot de passe ; le lien est valable 24 heures.
S’il n’arrive pas ou s’il a expiré, utilisez le bouton de réinitialisation du mot de passe sur sa ligne : il renvoie l’invitation.
Les Admin et les Project Manager peuvent inviter. Les personnes invitées pendant l’inscription arrivent comme Worker, et leur lien est valable 7 jours. Une adresse e-mail qui a déjà un compte Wolovy ne peut pas être invitée.
Ce que peut faire chaque rôle
Admin voit et paramètre tout : la santé financière, les statistiques, les tarifs et coûts horaires, les clients, les paramètres de l’entreprise, les départements et les clés API.
Project Manager gère les autres Project Manager et les Worker, voit et corrige les heures de chacun, et voit les clients et le récapitulatif des congés.
Worker travaille sur ses projets, pointe ses heures et corrige les siennes.
Project Management et le Portail client sont ouverts à tous les rôles.
Changer de langue, de mot de passe ou de thème
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
Cliquez sur votre nom, en bas de la barre latérale, et ouvrez Mes paramètres :
- Langue de l’interface : espagnol, catalan, anglais, français, italien ou allemand. Elle change aussi la langue de vos e-mails.
- Réinitialiser le mot de passe : nous vous envoyons un lien pour en créer un nouveau, valable 24 heures.
- Mode d’affichage : clair ou sombre.
Votre nom se change par un Admin ou un Project Manager, depuis Utilisateurs. L’adresse e-mail ne peut pas être modifiée.
Projets
Chaque projet a son client, son code, ses heures et son calendrier.
Créer un projet
Appuyez sur le bouton + en bas à droite.
- Cliquez sur le bouton rond + en bas à droite et choisissez Nouveau projet.
- Choisissez le client et saisissez le nom du projet.
- Cliquez sur Enregistrer. La fiche complète s’ouvre pour ajouter le reste.
Le projet reçoit un code automatique avec l’année et un numéro, comme 2026-10001, et la personne qui le crée y est affectée. Tous les rôles peuvent créer des projets.
Le client est obligatoire. S’il n’existe pas encore, un Admin le crée dans Clients ou l’importe par CSV.
Affecter des personnes à un projet
Ouvrez le projet depuis la liste.
- Ouvrez le projet depuis la liste.
- Sous Affectés, cochez les personnes qui y travaillent.
- Choisissez le statut et la priorité du projet.
- Les modifications s’enregistrent toutes seules : fermez le projet.
La liste affiche ensuite le statut, la priorité et qui s’occupe de chaque projet. La personne qui crée un projet y est affectée automatiquement.
Les statuts d’un projet
Ouvrez le projet depuis la liste.
Un projet passe par Sans statut, Devis, Production, Terminé et Facturé, ou Annulé. Il démarre sans statut.
Quand vous le passez en Facturé, les personnes affectées sont retirées et, s’il n’a pas de prix de vente, Wolovy le calcule. Quand il est terminé, facturé ou annulé, les événements récurrents qui lui restaient dans le calendrier sont supprimés.
Fixer une limite d’heures
Ouvrez le projet depuis la liste.
Dans la fiche du projet, saisissez les heures dans Limite de temps globale. Chaque prestation peut aussi avoir sa propre limite.
Quand la limite est atteinte, les heures de la carte passent en rouge avec un avertissement. Dans Santé financière, le projet passe au jaune à 80 % et au rouge quand il la dépasse.
Projets de maintenance
Ouvrez le projet depuis la liste.
Pour les services qui reviennent chaque mois. Il faut le module Maintenances.
- Dans la fiche du projet, activez Maintenance.
- Saisissez le Service et la Limite mensuelle en heures.
- Chaque mois a sa ligne, avec les heures pointées et un champ de notes.
Le mois qui atteint la limite passe en rouge. Toutes les maintenances se trouvent dans Maintenances, et leur carte affiche « M 2026 » au lieu du code. La fiche s’enregistre toute seule et dispose d’un bouton Annuler.
Diviser un projet en prestations
Ouvrez le projet depuis la liste.
Dans la fiche du projet, cliquez sur Ajouter une prestation. Chaque prestation a son bouton play pour pointer et peut avoir sa propre limite d’heures.
Ce sont les mêmes prestations que dans Project Management : si vous pointez sur une tâche, vous choisissez la prestation et le temps va à ce couple tâche-prestation.
Jusqu’en septembre 2026, elles s’appelaient sous-tâches (subtasks).
Project Management
Tâches, statuts et accès pour le client, sur un projet classique.
Créer un projet dans Project Management
Accédez à Project Management, dans le menu de gauche.
- Dans Project Management, cliquez sur + à côté de Projets.
- Saisissez le nom et le code, de 2 à 6 lettres ou chiffres. Il sert à numéroter les tâches : WEB-1, WEB-2…
- Choisissez le Projet associé : c’est là que les heures sont comptées.
- Choisissez la langue de communication, celle des e-mails envoyés aux personnes externes.
Toute personne de l’entreprise peut créer des projets, gérer leurs membres et inviter des personnes externes.
Tâches, statuts et priorités
Accédez à Project Management, dans le menu de gauche.
Les tâches de chaque projet sont rangées en quatre listes : Todo, Backlog, Validation et Fait. Pour changer le statut, faites glisser la tâche vers une autre liste ou utilisez son sélecteur, qui propose aussi En cours et Annulé.
Le + de chaque liste crée la tâche dans cette liste. Le + du menu, à côté du projet, la crée dans Backlog.
Chaque tâche a une priorité (Urgente, Haute, Moyenne, Basse ou sans priorité), peut être affectée à plusieurs personnes et reprend les étiquettes du projet. Elle accepte des fichiers jusqu’à 10 Mo (images, PDF, texte et documents Office), jusqu’à 50 par tâche.
Jusqu’en septembre 2026, elles s’appelaient incidents (issues).
Inbox et Mes tâches
Accédez à Project Management, dans le menu de gauche.
Mes tâches regroupe vos tâches ouvertes : celles qui vous sont affectées dans Todo, Backlog et Validation, par ordre de priorité.
L’Inbox rassemble l’activité des tâches que vous suivez ou qui vous sont affectées, les commentaires de vos projets et ce qui entre en Validation ou en sort. Le nombre affiché dans le menu correspond à ce que vous n’avez pas encore lu.
Si le serveur de messagerie de l’entreprise est configuré, les personnes qui suivent une tâche reçoivent aussi ses commentaires et ses changements de statut par e-mail.
Inviter des personnes externes
Accédez à Project Management, dans le menu de gauche.
- Ouvrez l’Accueil du projet, section Affectations.
- Saisissez le nom et l’e-mail de la personne, puis cliquez sur Inviter pour lui envoyer le lien, ou sur Lien uniquement pour le copier et l’envoyer vous-même.
Ces personnes n’ont besoin ni de compte ni de mot de passe, et le lien n’expire pas. Pour retirer l’accès à quelqu’un, cliquez sur Retirer du projet.
Elles peuvent créer des tâches, les modifier, changer leur statut et leur priorité, commenter et ajouter des fichiers. Elles ne voient pas à qui les tâches sont affectées, ne pointent pas et ne peuvent ni supprimer des tâches ni modifier le projet.
Si vous activez E-mails aux personnes externes dans l’Accueil, elles reçoivent un e-mail quand une tâche passe en Validation et quand quelqu’un de l’équipe commente. C’est désactivé par défaut.
Faire valider les tâches par le client
Accédez à Project Management, dans le menu de gauche.
Quand l’équipe termine une tâche, passez-la en Validation. La personne externe la voit dans son Inbox, la vérifie et change le statut : Fait si tout est bon, Todo s’il faut changer quelque chose.
Pendant ce temps, la tâche reste dans Mes tâches de la personne qui s’en occupe.
Heures
Pointer sans changer d’écran, et corriger ce qu’il faut.
Pointer avec le chronomètre
Trouvez votre projet dans la liste des projets.
Cliquez sur play là où vous travaillez :
- sur la carte d’un projet ou d’une de ses prestations, dans Projets, Maintenances ou le Tableau de bord ;
- dans la fiche du projet, avec Démarrer le chronomètre ;
- dans un événement du calendrier ;
- dans un ticket lié à un projet ;
- dans une tâche de Project Management (si elle a des prestations, vous en choisissez une) ;
- sur une ligne précédente de votre journée, dans Temps, pour la reprendre.
Un seul chronomètre tourne par personne : en lancer un autre arrête le précédent, et les deux plages restent pointées. Celui qui tourne s’affiche dans la barre latérale, et son bouton rouge, qui indique le temps, l’arrête.
Corriger ou ajouter des heures
Ouvrez Temps dans le menu de gauche.
- Allez dans Temps et choisissez le jour.
- Modifiez l’heure de début ou de fin d’une ligne et cliquez sur Enregistrer, ou supprimez-la avec la corbeille.
- Pour ajouter une ligne, cliquez sur +, choisissez le projet et cliquez sur Ajouter. Ajustez ensuite ses heures.
La fin doit être postérieure au début, et une ligne ne peut pas dépasser minuit.
Chacun corrige ses propres heures. Les Admin et les Project Manager peuvent choisir une autre personne dans Utilisateur et corriger les siennes ; les Admin peuvent aussi le faire depuis Statistiques, dans le mois de chaque personne.
Et si quelqu’un laisse le chronomètre tourner ?
À 23 h 59, heure de l’entreprise, les chronomètres encore en marche s’arrêtent tout seuls : un oubli ne gonfle pas les heures du lendemain.
L’heure dépend du pays de l’entreprise, dans Paramètres généraux, onglet Général. S’il est réglé sur « Global (UTC) », ils s’arrêtent à 23 h 59 UTC.
Récapitulatif quotidien des heures par e-mail
Du lundi au vendredi, chaque personne reçoit l’e-mail « Vos heures de la journée » avec ses heures du jour et leur répartition par projet. Il s’active pour toute l’entreprise et il est désactivé par défaut.
- Un Admin configure le serveur de messagerie de l’entreprise dans Paramètres généraux, onglet Paramètres SMTP. Sans lui, rien n’est envoyé.
- Dans Notifications par e-mail, activez Notifier les heures du jour en cours et choisissez l’heure (18 h par défaut). Le bouton Test permet de l’essayer.
Santé financière et statistiques
Ce que coûte et ce que rapporte chaque projet. Réservé aux Admin.
Activer la santé financière
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
Elle est visible par les Admin. Elle est activée par défaut et s’active ou se désactive pour toute l’entreprise dans Paramètres généraux, onglet Général, avec l’interrupteur Finances. L’enregistrement est automatique.
Si vous la désactivez, le menu Santé financière et le bloc de rentabilité des projets disparaissent.
Définir le tarif et le coût horaires de chaque personne
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
- Cliquez sur votre nom, en bas de la barre latérale, puis sur Utilisateurs.
- Ouvrez la fiche de la personne, ou créez-en une nouvelle.
- Saisissez son Tarif/h (ce que vous facturez pour une de ses heures) et son Coût/h (ce que cette heure vous coûte).
Seuls les Admin les voient et les modifient. Ils s’appliquent à toutes ses heures, y compris passées : si vous changez un tarif, les chiffres antérieurs changent aussi.
Budget, coût et prix final d’un projet
Ouvrez le projet depuis la liste.
Dans la fiche du projet, bloc Rentabilité, visible uniquement par les Admin :
- Budget : le montant total budgété.
- Coût : ce qui n’est pas des heures, comme l’impression, les licences ou les services externes.
- Prix final : ce qui est facturé.
En dessous, vous voyez les heures de chaque personne multipliées par son tarif/h, et le total. L’enregistrement est automatique.
Si vous passez le projet en Facturé sans prix final, Wolovy indique le budget plus le coût ou, à défaut, les heures multipliées par le tarif/h de chaque personne.
Comment se calcule le feu tricolore
Pendant le travail : vert sous 80 % de la limite de temps globale, jaune entre 80 et 100 %, et rouge au-delà. Sans limite, gris : rien à quoi le comparer. Toutes les heures du projet comptent, pas seulement celles de la période choisie.
Une fois facturé, ou terminé avec un prix final : jaune si le Prix des heures (le prix de toutes ses heures) dépasse le prix final, vert sinon. Il ne passe jamais au rouge.
Le budget ne compte pas pour le feu tricolore.
Filtrer par période, client ou statut
En haut, vous avez la recherche (code, titre, notes, nom ou e-mail du client), la période, le client et le statut.
La période peut être le mois en cours, les 30 derniers jours, l’année en cours, l’année précédente ou les dates de votre choix. Chaque projet qui a des heures sur cette période apparaît, ainsi que ceux qui y ont été terminés ou facturés.
Dans la liste, chaque projet apparaît en entier, avec toutes ses heures et tous ses chiffres. Le Résumé de la période, lui, additionne uniquement les heures de la période, avec leur prix et leur coût ; le Budget et le Prix de vente ne comptent que les projets facturés, et le Résultat est celui de ces projets : leur prix de vente moins ce qu’ils ont coûté.
Cliquez sur un projet pour voir son détail et la part de chaque personne, avec toutes ses heures.
Statistiques
Réservé aux Admin. Vous choisissez le mois et l’année, et vous voyez :
- Évolution annuelle des projets : chaque mois, les nouveaux, les terminés, les facturés et les annulés.
- Temps mensuel par utilisateur : les heures de chaque personne et les projets sur lesquels elle a travaillé.
Cliquez sur la barre d’une personne pour ouvrir son mois : jours travaillés, moyenne par jour, heures de chaque jour et ses lignes de temps, que vous pouvez corriger directement.
Clients
La fiche de chaque client, et comment les importer depuis un autre outil.
Créer un client
Appuyez sur le bouton + en bas à droite.
- Cliquez sur le bouton rond + en bas à droite et choisissez Nouveau client.
- Saisissez la raison sociale et le nom commercial et, si vous le souhaitez, l’adresse, le téléphone, un ou plusieurs e-mails (séparés par des virgules), une couleur et une note.
- Cliquez sur Enregistrer le client.
Ce sont les Admin qui créent les clients. Dans Clients, vous les recherchez par nom ou par e-mail et, en ouvrant l’un d’eux, vous voyez ses notes et ses projets. Avant d’en supprimer un, Wolovy vous montre ce qui serait perdu.
Importer des clients depuis un CSV
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
- Allez dans Paramètres généraux, onglet Import CSV.
- Cliquez sur Télécharger le modèle CSV et remplissez-le : les colonnes
legalNameettradeNamesont obligatoires ;email,phone,addressetinitialNote, facultatives. - Choisissez le fichier et cliquez sur Importer les clients.
Le fichier est séparé par des virgules, en UTF-8, et peut peser jusqu’à 10 Mo. Une colonne absente du modèle fait rejeter le fichier. Les clients dont l’e-mail existe déjà sont ignorés, et les lignes en erreur sont listées à la fin.
Seuls les clients sont importés : ni projets ni heures. C’est un Admin qui s’en charge.
Portail client
Résumé, rapports et support pour chaque client, sans comptes.
Créer le portail d’un client
Ouvrez le Portail client dans le menu.
D’abord, un Admin active le module dans Paramètres généraux, onglet Général, avec l’interrupteur Portail client. Il est désactivé par défaut.
- Allez dans Portail client et cliquez sur Créer un portail client.
- Choisissez le client, le nom du portail (s’il reste vide, celui du client est utilisé) et la langue : espagnol, catalan, anglais, français, italien ou allemand.
- Quand il est prêt, activez Portail actif dans l’onglet Général : le lien ne fonctionne que si le portail est actif.
Tous les rôles peuvent gérer les portails, et un client peut en avoir plusieurs.
Le lien privé du portail
Il se trouve dans l’onglet Liens. Le portail en a un dès sa création.
- Afficher l’URL le fait apparaître pour que vous puissiez le copier.
- Renouveler prolonge le même lien de 60 jours.
- Régénérer en crée un nouveau, et l’ancien cesse aussitôt de fonctionner.
Chaque lien est valable 60 jours, et chaque notification que vous envoyez le renouvelle. La liste des portails vous prévient quand il lui reste moins de 7 jours.
Publier un rapport
- Dans le portail, onglet Contenus, cliquez sur Nouveau contenu.
- Saisissez le titre et le HTML. Les graphiques s’ajoutent avec les composants du portail : data-chart, data-counter, data-progress, data-kpi et data-comparison.
- Cliquez sur Aperçu pour le voir comme le client. Le lien d’aperçu est valable 10 minutes.
- Cliquez sur Publier. Chaque publication crée une version.
Enregistrer le brouillon ne modifie pas ce que voit le client. Dans Versions, vous pouvez restaurer une version antérieure : elle revient dans le brouillon et il faut la publier. Jusqu’à 50 versions sont conservées, et Dépublier retire le rapport du portail.
Faites glisser les rapports pour les classer. La page d’accueil, le Résumé que voit le client, se modifie de la même façon dans l’onglet Tableau de bord. Les composants et leurs limites sont décrits dans la documentation de l’API (en anglais).
Prévenir le client par e-mail
La notification part du serveur de messagerie de votre entreprise : un Admin doit donc d’abord le configurer dans Paramètres généraux, onglet Paramètres SMTP.
- Dans le portail, onglet E-mail, saisissez les destinataires (jusqu’à 20, séparés par des virgules), l’objet et le corps en HTML.
- Si vous le souhaitez, utilisez des variables comme
{{client_name}},{{portal_url}},{{date}}ou{{company_name}}. - Cliquez sur Enregistrer, puis sur Envoyer l’e-mail au client : c’est la version enregistrée qui part.
Chaque destinataire reçoit son propre e-mail, et l’envoi renouvelle le lien du portail. L’onglet Journal affiche les 20 derniers envois, avec la date, l’objet, les destinataires, le statut et la personne qui a envoyé l’e-mail.
Intégrer le portail au site du client
- Dans l’onglet Liens, dans la partie du code iframe, saisissez les domaines où il sera affiché, un par ligne : en https, jusqu’à 10, et
*.domaine.comest accepté. - Cliquez sur Enregistrer les domaines, puis sur Régénérer le jeton iframe.
- Cliquez sur Afficher le code iframe et collez-le dans son site.
La version intégrée n’expire pas et est en lecture seule : elle affiche le Résumé et les Rapports, sans le Support. Si vous supprimez tous les domaines, elle cesse de fonctionner.
Ce que voit votre client
En haut, le nom de votre agence ; sur le côté, le menu avec Résumé, Rapports et Support, et son logo si vous l’avez ajouté. Il peut choisir le thème clair ou sombre.
Support apparaît si le portail accepte les tickets : c’est là qu’il ouvre de nouveaux tickets et voit ceux du portail.
Il ne voit pas les brouillons, les versions, le contexte pour l’IA, les réglages des e-mails, les projets terminés ni les coûts.
De votre marque, le portail reprend la couleur principale et la typographie. Vous les choisissez dans Paramètres généraux, onglet Portail client, avec la signature des e-mails.
Ajouter le logo de votre client
- Ouvrez le portail, onglet Général.
- Cliquez sur Ajouter un logo et choisissez l’image : PNG, JPG, GIF ou WEBP, jusqu’à 10 Mo. Elle est enregistrée aussitôt.
Il s’affiche dans le menu du portail, au-dessus de son nom, sur 40 px de haut ; sur mobile, à côté du nom. Il rend mieux à l’horizontale et sur fond transparent.
Changer de logo en met un autre et Retirer le logo l’enlève. Chaque portail a le sien.
Tickets
Des demandes avec leur code et leur conversation, venues de l’équipe ou du client.
Ouvrir un ticket
Cliquez sur le bouton + en bas à droite.
- Cliquez sur le bouton rond + et choisissez Nouveau ticket.
- Dans À, choisissez une ou plusieurs personnes : la première y est affectée.
- Saisissez le titre et le message, joignez des fichiers si besoin (jusqu’à 10 Mo chacun) et, si vous le souhaitez, liez-le à un projet ou à une maintenance.
- Cliquez sur Créer le ticket.
Chaque ticket reçoit un code, comme T-0142. La personne qui l’ouvre peut le modifier tant qu’il reste ouvert et, s’il est lié à un projet, vous pouvez pointer depuis le ticket. Il faut le module Tickets, activé par défaut.
Recevoir des tickets depuis le portail
- Dans le portail, onglet Tickets, choisissez qui les reçoit et qui y est affecté par défaut.
- Activez Autoriser les tickets depuis le portail.
Le client les ouvre depuis Support avec son nom, son e-mail, le projet (si le portail a des projets liés), l’objet, le message et jusqu’à cinq pièces jointes. Il reçoit un e-mail de confirmation, et l’équipe voit le ticket aussitôt dans Tickets.
Des limites anti-spam s’appliquent par IP, par e-mail et par jour. Dans Contacts du client, vous pouvez bloquer quelqu’un : ses nouveaux tickets n’arrivent plus.
Répondre à un ticket et le clôturer
Ouvrez Tickets dans le menu de gauche.
Rédigez la réponse et cliquez sur Répondre. Si le ticket vient du portail, le client reçoit un e-mail avec le lien vers la conversation.
Pour le clôturer, cliquez sur Clôturer et indiquez le motif. S’il vient du portail, le client reçoit un e-mail ; il le voit dans le portail et ne peut plus répondre. L’équipe peut le rouvrir avec Rouvrir.
Dans Actifs et Clôturés, Entrants regroupe les tickets auxquels vous participez et Sortants, ceux que vous avez ouverts. Les Admin et les Project Manager peuvent filtrer par département et par personne.
Calendrier et congés
Ce qui se fait quand, qui est là et qui ne l’est pas.
Planifier dans le calendrier
Le calendrier propose les vues mois, semaine, année et Gantt. Chaque événement est un projet, ou l’une de ses prestations, à certaines dates.
- Cliquez sur un jour (ou sur son +).
- Choisissez le projet ou une prestation, les personnes, la date de début et, si vous le souhaitez, la date de fin et des notes.
- Dans Répéter, vous pouvez le rendre hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuel ou annuel.
- Cliquez sur Ajouter au calendrier.
Depuis un événement, vous pouvez commencer à pointer avec Démarrer le chronomètre. Les répétitions s’arrêtent quand le projet est terminé, facturé ou annulé.
Avec le module Finances activé, les Admin voient dans la vue mois une ligne Prévisionnel : heures, coût, budget et prix de vente des projets du mois.
Voir votre calendrier dans Google Agenda ou le Calendrier d’Apple
Ouvrez Calendrier dans le menu de gauche.
- Cliquez sur l’icône de partage du calendrier (Partager le calendrier).
- Choisissez Mon calendrier ou, si vous êtes Admin ou Project Manager, Calendrier de l’équipe.
- Cliquez sur Ouvrir dans Google Agenda ou Ouvrir dans iCal, ou copiez l’URL ICS pour une autre application.
Le calendrier auquel vous êtes abonné se met à jour tout seul et inclut les jours de congé.
Enregistrer vos congés
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
- Cliquez sur votre nom, en bas de la barre latérale, puis sur Mes congés.
- Choisissez le jour, ajoutez une note si vous le souhaitez et cliquez sur Enregistrer un jour de congé. Vous enregistrez un jour à la fois.
Pas besoin de les demander ni d’attendre une validation. Pour retirer un jour enregistré, demandez-le à un Admin : cela se fait depuis le récapitulatif Congés.
Le récapitulatif affiche les jours de chaque personne et l’année dans un calendrier. Tous les rôles le voient, sauf Worker.
Organisation
Planification, notes personnelles et départements.
Planification
Ouvrez Planification dans le menu de gauche.
Un tableau avec les projets affectés à chaque personne, sans les maintenances. Dans la vue Statut, faites glisser une carte vers une autre colonne pour changer son statut.
Les Admin et les Project Manager peuvent filtrer par équipe ou par personne. Chaque Worker voit ce qui le concerne.
Post-it
Ouvrez Post-it dans le menu de gauche.
Des notes rapides dans une grille, visibles par vous seul. Cliquez sur Nouveau post-it, en haut à droite, écrivez la note et choisissez sa priorité avec les trois barres : la priorité est la couleur du post-it. La première phrase de chaque note s’affiche en gras. Faites glisser les post-it pour les ordonner comme vous voulez. Pour en supprimer un, ouvrez sa priorité et choisissez Supprimer ; vous pouvez le récupérer depuis Voir la corbeille.
Départements
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
Les Admin créent des équipes dans Équipes/départements, avec un nom, une description et leurs membres. Elles servent à filtrer le calendrier et la planification par équipe.
Entreprise et intégrations
Ce qu’il vaut mieux configurer, plusieurs entreprises et l’API.
Que configurer au départ
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
C’est un Admin qui s’en charge. Presque tout se trouve dans Paramètres généraux : cliquez sur votre nom, en bas de la barre latérale.
- Paramètres SMTP : le serveur de messagerie de votre entreprise. Sans lui, ni les notifications du portail, ni les e-mails des tickets, ni le récapitulatif quotidien ne partent. Le bouton Envoyer un e-mail de test permet de le vérifier.
- Général : le pays (et donc le fuseau horaire), les modules que vous utilisez et les e-mails automatiques.
- Utilisateurs, dans le même menu : le tarif et le coût horaires de chaque personne.
- Équipes/départements : les équipes, pour filtrer le calendrier, la planification et les tickets.
Les montants sont toujours en euros.
E-mails automatiques
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
Dans Paramètres généraux, onglet Général, section Notifications par e-mail. Chacun a son bouton Test :
- Notifier quand un projet est urgent : à la personne qu’on affecte à un projet urgent. Activé par défaut.
- Notifier les nouveaux tickets affectés : quand un ticket affecté à quelqu’un est créé ou reçoit une réponse. Désactivé par défaut.
- Notifier le récapitulatif quotidien des projets planifiés : chaque personne reçoit ses projets, et les Admin et les Project Manager, aussi ceux de leur département. Désactivé, à 8 h.
- Notifier les heures du jour en cours : le récapitulatif des heures de chaque personne. Désactivé, à 18 h.
Les récapitulatifs quotidiens partent du lundi au vendredi, et tous ont besoin du serveur de messagerie de l’entreprise.
Travailler dans plusieurs entreprises
Ouvrez le sélecteur d’entreprise, dans le menu de gauche.
Si vous faites partie de plusieurs entreprises, passez de l’une à l’autre avec le sélecteur du haut (Changer d’entreprise). Chaque entreprise a ses projets, son équipe et ses paramètres.
Pour ajouter une autre entreprise à votre compte, écrivez-nous à hi@wolovy.com.
Créer une clé API
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche.
- Dans Paramètres généraux, onglet Clés API, cliquez sur Créer une clé API et donnez-lui un libellé.
- Copiez le jeton avec Copier le jeton et conservez-le sur votre serveur, jamais dans un site web ni dans une app.
Les Admin peuvent en créer, jusqu’à 20 par entreprise. Elles sont en lecture seule, sauf pour le bloc de maintenance et les rapports du portail. Supprimer la clé API la révoque aussitôt.
Tout le reste se trouve dans la documentation de l’API (en anglais).
Rien ne correspond à ces mots. Essayez-en d’autres ou écrivez-nous à hi@wolovy.com.