Hilfe-Center

Für die Registrierung brauchst du keine Kreditkarte. Es sind fünf Seiten, und nach der ersten kommt eine Bestätigungs-E-Mail.

1. Öffne app.wolovy.com/register, gib deine E-Mail-Adresse ein, wähl die Sprache der Oberfläche und das Land oder die Region deines Unternehmens und klick auf Weiter.
2. Öffne die E-Mail „Setz die Registrierung deines Unternehmens bei Wolovy fort“ und klick auf Registrierung fortsetzen. Der Link gilt 24 Stunden.
3. Erstell dein Passwort, mit 8 bis 16 Zeichen.
4. Gib den Namen des Unternehmens ein. Er muss in Wolovy eindeutig sein und lässt sich später nicht mehr ändern.
5. Wähl die Module: Tickets, Wartungen, Planung, Kalender, Finanzen, Kundenportal und Project Management. Alle sind aktiviert, außer dem Kundenportal. Klick auf Erstellen.
6. Lade dein Team ein, oder klick auf Abschließen, um das später zu erledigen.

Wer das Unternehmen anlegt, ist Admin. Das Land bestimmt die Zeitzone des Unternehmens. Bei der Registrierung wird das Land vorgeschlagen, das zur Zeitzone deines Browsers passt; wählst du „Global (UTC)“, verwendet Wolovy die UTC-Zeit. Ändern kannst du es unter Allgemeine Einstellungen, Tab Allgemein.

1. Klick unten in der Seitenleiste auf deinen Namen und geh zu Benutzer.
2. Klick auf + und gib Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein. Als Admin kannst du auch den Stundenpreis und die Stundenkosten der Person festlegen.
3. Speichere. Die Person bekommt eine E-Mail mit dem Button Passwort erstellen; der Link gilt 24 Stunden.

Kommt die E-Mail nicht an oder läuft der Link ab, nutz den Button zum Zurücksetzen des Passworts in ihrer Zeile: Er schickt die Einladung erneut.

Einladen können Admins und Project Manager. Wer bei der Registrierung eingeladen wird, startet als Worker, und der Link gilt 7 Tage. Eine E-Mail-Adresse, die schon ein Wolovy-Konto hat, lässt sich nicht einladen.

Admin sieht und konfiguriert alles: die Finanzlage, die Statistiken, die Stundenpreise und Stundenkosten, die Kunden, die Unternehmenseinstellungen, die Abteilungen und die API-Keys.

Project Manager verwaltet andere Project Manager und die Worker, sieht und korrigiert die Stunden aller und sieht die Kunden und die Urlaubsübersicht.

Worker arbeitet in seinen Projekten, erfasst Zeit und korrigiert die eigenen Stunden.

Project Management und das Kundenportal stehen allen Rollen offen.

Klick unten in der Seitenleiste auf deinen Namen und öffne Meine Einstellungen:

• Sprache der Oberfläche: Spanisch, Katalanisch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Deutsch. Sie ändert auch die Sprache deiner E-Mails.
• Passwort zurücksetzen: Wir schicken dir einen Link, mit dem du ein neues festlegst, 24 Stunden gültig.
• Farbmodus: hell oder dunkel.

Deinen Namen ändert ein Admin oder ein Project Manager unter Benutzer. Die E-Mail-Adresse lässt sich nicht ändern.

1. Klick unten rechts auf den runden Button + und wähl Neues Projekt.
2. Wähl den Kunden und gib den Namen des Projekts ein.
3. Klick auf Speichern. Dann öffnen sich die vollständigen Projektdetails, in denen du den Rest ergänzt.

Das Projekt bekommt automatisch einen Code aus Jahr und Nummer, etwa 2026-10001, und wer es anlegt, wird ihm zugewiesen. Jede Rolle kann Projekte anlegen.

Der Kunde ist Pflicht. Gibt es ihn noch nicht, legt ein Admin ihn unter Kunden an oder importiert ihn per CSV.

1. Öffne das Projekt aus der Liste.
2. Wähle unter Zugewiesen die Personen, die daran arbeiten.
3. Wähle den Status und die Priorität des Projekts.
4. Änderungen werden automatisch gespeichert: Schließe das Projekt.

Die Liste zeigt danach Status, Priorität und wer an jedem Projekt arbeitet. Wer ein Projekt anlegt, wird ihm automatisch zugewiesen.

Ein Projekt durchläuft Ohne Status, Angebot, Produktion, Abgeschlossen und Abgerechnet, oder Abgebrochen. Am Anfang hat es keinen Status.

Markierst du es als Abgerechnet, werden die zugewiesenen Personen entfernt, und hat es keinen Verkaufspreis, berechnet Wolovy ihn. Wird es abgeschlossen, abgerechnet oder abgebrochen, werden seine noch ausstehenden wiederkehrenden Termine im Kalender gelöscht.

Gib in den Projektdetails die Stunden unter Gesamtzeitlimit ein. Jede Leistung kann zusätzlich ein eigenes Limit haben.

Ist das Limit erreicht, werden die Stunden auf der Projektkarte rot und es erscheint ein Hinweis. In der Finanzlage wird das Projekt bei 80 % gelb und rot, sobald es darüber liegt.

Für Services, die sich jeden Monat wiederholen. Dafür brauchst du das Modul Wartungen.

1. Aktiviere in den Projektdetails Wartung.
2. Gib den Service und das Monatslimit in Stunden ein.
3. Jeder Monat hat eine eigene Zeile mit den erfassten Stunden und einem Notizfeld.

Ein Monat, der das Limit erreicht, wird rot markiert. Alle Wartungen findest du unter Wartungen, und auf ihrer Karte steht „M 2026“ statt des Codes. Die Projektdetails werden automatisch gespeichert, und es gibt Rückgängig.

Klick in den Projektdetails auf Leistung hinzufügen. Jede Leistung hat ihren eigenen Play-Button zum Erfassen der Zeit und kann ein eigenes Stundenlimit haben.

Es sind dieselben Leistungen, die Project Management nutzt: Erfasst du Zeit in einer Aufgabe, wählst du die Leistung, und die Zeit zählt für genau diese Kombination aus Aufgabe und Leistung.

Bis September 2026 hießen sie Subtasks.

1. Klick in Project Management neben Projekte auf +.
2. Gib den Namen und das Kürzel ein, 2 bis 6 Buchstaben oder Ziffern. Damit werden die Aufgaben nummeriert: WEB-1, WEB-2…
3. Wähl das Verknüpfte Projekt: Dort zählen die Stunden.
4. Wähl die Kommunikationssprache, also die Sprache der E-Mails an externe Personen.

Jede Person im Unternehmen kann Projekte anlegen, ihre Mitglieder verwalten und externe Personen einladen.

Die Aufgaben jedes Projekts verteilen sich auf vier Listen: Todo, Backlog, Freigabe und Erledigt. Um den Status zu ändern, zieh die Aufgabe in eine andere Liste oder nutz ihre Statusauswahl, die auch In Arbeit und Abgebrochen enthält.

Das + einer Liste legt die Aufgabe in dieser Liste an. Das + im Menü, neben dem Projekt, legt sie im Backlog an.

Jede Aufgabe hat eine Priorität (Dringend, Hoch, Mittel, Niedrig oder ohne Priorität), kann mehreren Personen zugewiesen sein und trägt die Labels des Projekts. Sie nimmt Dateien bis 10 MB auf (Bilder, PDF, Text und Office-Dokumente), bis zu 50 pro Aufgabe.

Bis September 2026 hießen sie Issues.

Meine Aufgaben sammelt deine offenen Aufgaben: die dir zugewiesenen in Todo, Backlog und Freigabe, nach Priorität sortiert.

Die Inbox sammelt die Aktivität der Aufgaben, denen du folgst oder die dir zugewiesen sind, die Kommentare in deinen Projekten und alles, was in die Freigabe kommt oder sie verlässt. Die Zahl im Menü zeigt, was du noch nicht gelesen hast.

Hat das Unternehmen seinen Mailserver eingerichtet, bekommt, wer einer Aufgabe folgt, ihre Kommentare und Statusänderungen auch per E-Mail.

1. Öffne im Projekt Start, Bereich Zuweisungen.
2. Gib Name und E-Mail-Adresse ein und klick auf Einladen, damit die Person den Link bekommt, oder auf Nur Link, um ihn zu kopieren und selbst zu verschicken.

Sie brauchen weder Konto noch Passwort, und der Link läuft nicht ab. Um jemandem den Zugang zu entziehen, klick auf Aus Projekt entfernen.

Sie können Aufgaben anlegen und bearbeiten, Status und Priorität ändern, kommentieren und Dateien hochladen. Sie sehen nicht, wem die Aufgaben zugewiesen sind, erfassen keine Zeit und können weder Aufgaben löschen noch das Projekt ändern.

Aktivierst du unter Start E-Mails an externe Personen, bekommen sie eine E-Mail, wenn eine Aufgabe in die Freigabe geht und wenn jemand aus dem Team kommentiert. Standardmäßig ist das aus.

Ist das Team mit einer Aufgabe fertig, schieb sie in Freigabe. Die externe Person sieht sie in ihrer Inbox, prüft sie und ändert den Status: auf Erledigt, wenn alles passt, oder auf Todo, wenn etwas geändert werden muss.

Solange sie wartet, bleibt die Aufgabe in Meine Aufgaben der verantwortlichen Person.

Drück auf Play, wo immer du gerade arbeitest:

• auf der Karte eines Projekts oder einer seiner Leistungen, unter Projekte, unter Wartungen oder im Dashboard;
• in den Projektdetails, mit Timer starten;
• in einem Kalendertermin;
• in einem Ticket, das mit einem Projekt verknüpft ist;
• in einer Aufgabe in Project Management (hat sie Leistungen, wählst du eine);
• in einer früheren Zeile deines Tages, unter Zeiten, um sie fortzusetzen.

Pro Person läuft nur ein Timer: Startest du einen anderen, wird der vorige beendet, und beide Zeiten sind erfasst. Der laufende Timer steht in der Seitenleiste, und sein roter Button mit der Zeit darauf stoppt ihn.

1. Geh zu Zeiten und wähl den Tag.
2. Ändere die Start- oder Endzeit einer Zeile und klick auf Speichern, oder lösch sie über den Papierkorb.
3. Für eine neue Zeile klick auf +, wähl das Projekt und klick auf Hinzufügen. Pass danach die Zeiten an.

Das Ende muss nach dem Start liegen, und eine Zeile kann nicht über Mitternacht gehen.

Jede Person korrigiert ihre eigenen Stunden. Admins und Project Manager können unter Benutzer eine andere Person wählen und deren Stunden korrigieren; Admins auch in den Statistiken, im Monat der jeweiligen Person.

Um 23:59 Uhr Unternehmenszeit werden laufende Timer automatisch beendet. Ein vergessener Timer bläht also nicht die Stunden des nächsten Tages auf.

Die Uhrzeit richtet sich nach dem Land des Unternehmens, unter Allgemeine Einstellungen, Tab Allgemein. Steht es auf „Global (UTC)“, werden sie um 23:59 Uhr UTC beendet.

Von Montag bis Freitag bekommt jede Person die E-Mail „Deine erfassten Stunden“ mit ihren Stunden des Tages und der Aufteilung nach Projekt. Sie wird für das ganze Unternehmen aktiviert und ist standardmäßig aus.

1. Ein Admin richtet unter Allgemeine Einstellungen, Tab SMTP-Einstellungen, den Mailserver des Unternehmens ein. Ohne ihn wird nichts verschickt.
2. Aktiviere unter E-Mail-Benachrichtigungen die Option Erfasste Stunden des Tages senden und wähl die Uhrzeit (standardmäßig 18:00 Uhr). Mit Test kannst du es ausprobieren.

Admins sehen sie. Sie ist standardmäßig aktiviert und wird für das ganze Unternehmen unter Allgemeine Einstellungen, Tab Allgemein, mit dem Schalter Finanzen ein- oder ausgeschaltet. Das wird automatisch gespeichert.

Schaltest du sie aus, verschwinden der Menüpunkt Finanzlage und der Rentabilitätsblock in den Projekten.

1. Klick unten in der Seitenleiste auf deinen Namen und geh zu Benutzer.
2. Öffne die Person oder leg eine neue an.
3. Gib ihren Preis/h (was du für ihre Stunde berechnest) und ihre Kosten/h (was sie dich kostet) ein.

Nur Admins sehen und ändern sie. Sie gelten für alle Stunden der Person, auch für die vergangenen: Änderst du einen Satz, ändern sich auch die früheren Zahlen.

In den Projektdetails, im Block Rentabilität, den nur Admins sehen:

• Budget: die angebotene Gesamtsumme.
• Kosten: alles, was keine Stunden sind, etwa Druck, Lizenzen oder externe Dienstleister.
• Endpreis: was abgerechnet wird.

Darunter siehst du die Stunden jeder Person mal ihren Preis/h und die Summe. Alles wird automatisch gespeichert.

Markierst du das Projekt ohne Endpreis als Abgerechnet, setzt Wolovy Budget plus Kosten ein oder, wenn es beides nicht gibt, die Stunden mal den Preis/h jeder Person.

Während der Arbeit: grün unter 80 % des Gesamtzeitlimits, gelb zwischen 80 und 100 % und rot, wenn es überschritten ist. Ohne Limit: grau, es gibt nichts zum Vergleichen. Es zählen alle Stunden des Projekts, nicht nur die des gewählten Zeitraums.

Nach der Abrechnung oder bei einem abgeschlossenen Projekt mit Endpreis: gelb, wenn der Stundenwert (der Wert aller Stunden) den Endpreis übersteigt, sonst grün. Rot wird es nie.

Das Budget zählt für die Ampel nicht.

Oben hast du die Suche (Code, Titel, Notizen, Name oder E-Mail-Adresse des Kunden), den Zeitraum, den Kunden und den Status.

Der Zeitraum kann der aktuelle Monat sein, die letzten 30 Tage, das aktuelle Jahr, das Vorjahr oder ein Zeitraum deiner Wahl. Angezeigt wird jedes Projekt mit Stunden in diesem Zeitraum, dazu jedes, das darin abgeschlossen oder abgerechnet wurde.

In der Liste erscheint jedes Projekt vollständig, mit allen seinen Stunden und allen seinen Zahlen. Die Zusammenfassung des Zeitraums dagegen zählt nur die Stunden des Zeitraums, mit ihrem Wert und ihren Kosten; das Budget und der Verkaufspreis zählen nur abgerechnete Projekte, und das Ergebnis ist das dieser Projekte: ihr Verkaufspreis abzüglich dessen, was sie gekostet haben.

Klick auf ein Projekt, um die Details und den Anteil jeder Person mit all ihren Stunden zu sehen.

Nur für Admins. Du wählst Monat und Jahr und siehst:

• Jährliche Projektentwicklung: pro Monat die neuen, abgeschlossenen, abgerechneten und abgebrochenen Projekte.
• Monatlicher Zeitaufwand pro Benutzer: die Stunden jeder Person und die Projekte, an denen sie gearbeitet hat.

Klick auf den Balken einer Person, um ihren Monat zu öffnen: Arbeitstage, Durchschnitt pro Tag, die Stunden jedes Tages und ihre Zeiteinträge, die du direkt dort korrigieren kannst.

1. Klick unten rechts auf den runden Button + und wähl Neuer Kunde.
2. Gib den offiziellen Firmennamen und den Handelsnamen ein und, wenn du willst, Adresse, Telefon, eine oder mehrere E-Mail-Adressen (durch Kommas getrennt), eine Farbe und eine Notiz.
3. Klick auf Kunde speichern.

Neue Kunden legt ein Admin an. Unter Kunden suchst du sie nach Name oder E-Mail-Adresse, und öffnest du einen, siehst du seine Notizen und Projekte. Bevor du einen löschst, zeigt dir Wolovy, was dabei verloren ginge.

1. Geh zu Allgemeine Einstellungen, Tab CSV-Import.
2. Klick auf CSV-Vorlage herunterladen und füll sie aus: legalName und tradeName sind Pflicht, email, phone, address und initialNote optional.
3. Wähl die Datei und klick auf Kunden importieren.

Die Datei ist kommagetrennt, in UTF-8 und darf bis zu 10 MB groß sein. Eine Spalte, die nicht in der Vorlage steht, führt dazu, dass die ganze Datei abgelehnt wird. Kunden mit einer schon vorhandenen E-Mail-Adresse werden übersprungen, und fehlerhafte Zeilen werden am Ende aufgelistet.

Importiert werden nur Kunden: keine Projekte und keine Stunden. Das macht ein Admin.

Vorher aktiviert ein Admin das Modul unter Allgemeine Einstellungen, Tab Allgemein, mit dem Schalter Kundenportal. Standardmäßig ist es aus.

1. Geh zu Kundenportal und klick auf Kundenportal erstellen.
2. Wähl den Kunden, den Namen des Portals (lässt du ihn leer, wird der des Kunden verwendet) und die Sprache: Spanisch, Katalanisch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Deutsch.
3. Wenn alles bereit ist, aktiviere Portal aktiv im Tab Allgemein: Der Link funktioniert nur, solange das Portal aktiv ist.

Jede Rolle kann Portale verwalten, und ein Kunde kann mehr als eines haben.

Er steht im Tab Links. Das Portal hat ihn, sobald es angelegt ist.

• URL anzeigen blendet ihn zum Kopieren ein.
• Verlängern verlängert denselben Link um 60 Tage.
• Neu generieren erstellt einen neuen, und der alte funktioniert sofort nicht mehr.

Jeder Link gilt 60 Tage, und jede Benachrichtigung, die du verschickst, verlängert ihn. In der Portalliste siehst du einen Hinweis, wenn weniger als 7 Tage übrig sind.

1. Klick im Portal, Tab Inhalte, auf Neuer Inhalt.
2. Gib den Titel und das HTML ein. Diagramme fügst du mit den Komponenten des Portals ein: data-chart, data-counter, data-progress, data-kpi und data-comparison.
3. Klick auf Vorschau, um den Bericht so zu sehen wie der Kunde. Der Vorschau-Link gilt 10 Minuten.
4. Klick auf Veröffentlichen. Jede Veröffentlichung erzeugt eine Version.

Entwurf speichern ändert nichts an dem, was der Kunde sieht. Unter Versionen kannst du eine frühere wiederherstellen: Sie wird wieder zum Entwurf und muss erneut veröffentlicht werden. Es werden bis zu 50 Versionen gespeichert, und Zurückziehen nimmt den Bericht aus dem Portal.

Zieh die Berichte, um sie zu sortieren. Die Startseite, also die Übersicht, die der Kunde sieht, bearbeitest du genauso im Tab Dashboard. Die Komponenten und ihre Grenzen stehen in der API-Dokumentation (auf Englisch).

Die Benachrichtigung geht über den Mailserver deines Unternehmens raus. Deshalb muss ein Admin ihn vorher unter Allgemeine Einstellungen, Tab SMTP-Einstellungen, einrichten.

1. Gib im Portal, Tab E-Mail, die Empfänger (bis zu 20, durch Kommas getrennt), den Betreff und den Text in HTML ein.
2. Wenn du willst, nutz Variablen wie {{client_name}}, {{portal_url}}, {{date}} oder {{company_name}}.
3. Klick auf Speichern und dann auf E-Mail an Kunden senden: Verschickt wird, was gespeichert ist.

Jeder Empfänger bekommt seine eigene E-Mail, und der Versand verlängert den Link des Portals. Im Tab Protokoll siehst du die letzten 20 Sendungen mit Datum, Betreff, Empfängern, Status und der Person, die sie verschickt hat.

1. Gib im Tab Links, beim iframe-Code, die Domains ein, auf denen es angezeigt wird, eine pro Zeile: mit https, bis zu 10, und *.domain.com ist erlaubt.
2. Klick auf Domains speichern und dann auf iframe-Token neu generieren.
3. Klick auf iframe-Code anzeigen und füg ihn in die Website des Kunden ein.

Die eingebettete Version läuft nicht ab und lässt sich nur lesen: Sie zeigt die Übersicht und die Berichte, ohne Support. Löschst du alle Domains, funktioniert sie nicht mehr.

Oben den Namen deiner Agentur; seitlich das Menü mit Übersicht, Berichte und Support, mit seinem Logo, wenn du eines hinterlegt hast. Er kann zwischen hellem und dunklem Design wählen.

Support erscheint, wenn das Portal Tickets annimmt: Dort eröffnet er neue Tickets und sieht die des Portals.

Er sieht keine Entwürfe, keine Versionen, keinen KI-Kontext, keine E-Mail-Einstellungen, keine abgeschlossenen Projekte und keine Kosten.

Von deiner Marke übernimmt das Portal die Hauptfarbe und die Schrift. Du wählst sie unter Allgemeine Einstellungen, Tab Kundenportal, zusammen mit der E-Mail-Signatur.

1. Öffne das Portal, Tab Allgemein.
2. Klick auf Logo hochladen und wähl das Bild: PNG, JPG, GIF oder WEBP, bis 10 MB. Es wird sofort gespeichert.

Es erscheint im Menü des Portals über dem Namen, 40 px hoch; auf dem Handy neben dem Namen. Am besten wirkt es im Querformat und mit transparentem Hintergrund.

Mit Logo ändern setzt du ein anderes ein, mit Logo entfernen nimmst du es heraus. Jedes Portal hat sein eigenes.

1. Klick auf den runden Button + und wähl Neues Ticket.
2. Wähl unter An eine oder mehrere Personen: Die erste wird zugewiesen.
3. Gib Titel und Nachricht ein, häng bei Bedarf Dateien an (bis 10 MB pro Datei) und verknüpf das Ticket, wenn du willst, mit einem Projekt oder einer Wartung.
4. Klick auf Ticket erstellen.

Jedes Ticket bekommt einen Code, etwa T-0142. Wer es eröffnet, kann es bearbeiten, solange es offen ist, und ist es mit einem Projekt verknüpft, kannst du darin Zeit erfassen. Du brauchst dafür das Modul Tickets, das standardmäßig aktiviert ist.

1. Wähl im Portal, Tab Tickets, wer sie bekommt und wer standardmäßig zugewiesen wird.
2. Aktiviere Tickets aus dem Portal zulassen.

Der Kunde eröffnet sie unter Support mit Name, E-Mail-Adresse, dem Projekt (wenn das Portal verknüpfte Projekte hat), Betreff, Nachricht und bis zu fünf Anhängen. Er bekommt eine Bestätigung per E-Mail, und das Team sieht das Ticket sofort unter Tickets.

Gegen Spam gibt es Limits pro IP, pro E-Mail-Adresse und pro Tag. Unter Kundenkontakte kannst du jemanden sperren: Seine neuen Tickets kommen dann nicht mehr an.

Schreib die Antwort und klick auf Antworten. Kommt das Ticket aus dem Portal, bekommt der Kunde eine E-Mail mit dem Link zum Verlauf.

Zum Schließen klick auf Schließen und gib den Grund an. Kommt das Ticket aus dem Portal, bekommt der Kunde eine E-Mail; er sieht es im Portal und kann nicht mehr antworten. Das Team kann es mit Wieder öffnen erneut öffnen.

Unter Aktiv und Geschlossen enthält der Eingang die Tickets, an denen du beteiligt bist, und der Ausgang die, die du selbst eröffnet hast. Admins und Project Manager können nach Abteilung und nach Person filtern.

Der Kalender hat eine Monats-, Wochen-, Jahres- und Gantt-Ansicht. Jeder Termin ist ein Projekt oder eine seiner Leistungen an bestimmten Tagen.

1. Klick auf einen Tag (oder sein +).
2. Wähl das Projekt oder eine Leistung, die Personen, das Startdatum und, wenn du willst, das Enddatum und Notizen.
3. Unter Wiederholen kannst du den Termin wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder jährlich wiederholen lassen.
4. Klick auf Zum Kalender hinzufügen.

Aus einem Termin heraus startest du die Zeiterfassung mit Timer starten. Die Wiederholungen enden, wenn das Projekt abgeschlossen, abgerechnet oder abgebrochen wird.

Ist das Modul Finanzen aktiviert, sehen Admins in der Monatsansicht eine Zeile Prognose: Stunden, Kosten, Budget und Verkaufspreis der Projekte dieses Monats.

1. Klick auf das Teilen-Symbol des Kalenders (Kalender teilen).
2. Wähl Mein Kalender oder, wenn du Admin oder Project Manager bist, Teamkalender.
3. Klick auf In Google Kalender öffnen oder In iCal öffnen, oder kopier die ICS-URL für eine andere App.

Der abonnierte Kalender aktualisiert sich selbst und enthält auch die Urlaubstage.

1. Klick unten in der Seitenleiste auf deinen Namen und geh zu Mein Urlaub.
2. Wähl den Tag, füg bei Bedarf eine Notiz hinzu und klick auf Urlaubstag eintragen. Du trägst immer einen Tag auf einmal ein.

Du musst den Urlaub weder beantragen noch auf eine Genehmigung warten. Um einen eingetragenen Tag zu entfernen, bitte einen Admin darum: Das geht über die Übersicht unter Urlaub.

Die Übersicht zeigt die Tage jeder Person und das Jahr in einem Kalender. Sie ist für alle Rollen außer Worker sichtbar.

Ein Board mit den Projekten, die jeder Person zugewiesen sind, ohne die Wartungen. In der Ansicht Status ziehst du eine Karte in eine andere Spalte, um ihren Status zu ändern.

Admins und Project Manager können nach Team oder nach Person filtern. Jeder Worker sieht seine eigenen Projekte.

Schnelle Notizen in einem Raster, die nur du siehst. Klick oben rechts auf Neues Post-it, schreib die Notiz und wähle ihre Priorität mit den drei Balken: Die Priorität ist die Farbe des Post-its. Der erste Satz jeder Notiz steht fett. Zieh die Post-its in die Reihenfolge, die du willst. Zum Löschen öffnest du die Priorität und wählst Löschen; über Papierkorb anzeigen holst du es zurück.

Admins legen Teams unter Teams/Abteilungen an, mit Name, Beschreibung und Mitgliedern. Damit filterst du den Kalender und die Planung nach Team.

Das macht ein Admin. Fast alles steht unter Allgemeine Einstellungen: Klick unten in der Seitenleiste auf deinen Namen.

• SMTP-Einstellungen: der Mailserver deines Unternehmens. Ohne ihn gehen weder die Benachrichtigungen des Portals noch die Ticket-E-Mails noch die Tageszusammenfassung raus. Mit Test-E-Mail senden prüfst du ihn.
• Allgemein: das Land (und damit die Zeitzone), die Module, die ihr nutzt, und die automatischen E-Mails.
• Benutzer, im selben Menü: Stundenpreis und Stundenkosten jeder Person.
• Teams/Abteilungen: die Teams, um Kalender, Planung und Tickets zu filtern.

Beträge sind immer in Euro.

Unter Allgemeine Einstellungen, Tab Allgemein, Bereich E-Mail-Benachrichtigungen. Jede hat ihren eigenen Test-Button:

• Bei dringenden Projekten benachrichtigen: an die Person, der ein dringendes Projekt zugewiesen wird. Standardmäßig an.
• Bei neuen zugewiesenen Tickets benachrichtigen: wenn ein Ticket erstellt oder beantwortet wird und jemandem zugewiesen ist. Standardmäßig aus.
• Tägliche Zusammenfassung der geplanten Projekte senden: Jede Person bekommt ihre Projekte, Admins und Project Manager auch die ihrer Abteilung. Aus, um 08:00 Uhr.
• Erfasste Stunden des Tages senden: die Stundenzusammenfassung jeder Person. Aus, um 18:00 Uhr.

Die Tageszusammenfassungen gehen von Montag bis Freitag raus, und alle brauchen den Mailserver des Unternehmens.

Gehörst du zu mehr als einem Unternehmen, wechselst du mit der Auswahl oben (Unternehmen wechseln) zwischen ihnen. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Projekte, sein Team und seine Einstellungen.

Um deinem Konto ein weiteres Unternehmen hinzuzufügen, schreib uns an hi@wolovy.com.

1. Klick unter Allgemeine Einstellungen, Tab API-Keys, auf API-Key erstellen und gib ihm eine Bezeichnung.
2. Kopier den Token mit Token kopieren und bewahr ihn auf deinem Server auf, nie in einer Website oder einer App.

Ein Admin kann sie erstellen, bis zu 20 pro Unternehmen. Sie erlauben nur Lesezugriff, außer beim Wartungsblock und bei den Berichten des Portals. API-Key löschen widerruft ihn sofort.

Alles Weitere steht in der API-Dokumentation (auf Englisch).