Centro de ayuda

El alta no pide tarjeta. Son cinco pantallas, con un correo de verificación después de la primera.

1. Entra en app.wolovy.com/register, escribe tu correo, el idioma de la interfaz y el país o región de la empresa, y pulsa Continuar.
2. Abre el correo «Continúa el alta de tu empresa en Wolovy» y pulsa Continuar registro. El enlace dura 24 horas.
3. Crea tu contraseña, de 8 a 16 caracteres.
4. Escribe el nombre de la empresa. Tiene que ser único en Wolovy y después no se puede cambiar.
5. Elige los módulos: Tickets, Mantenimientos, Planning, Calendario, Economía, Portal del Cliente y Project Management. Vienen todos activados menos el Portal del Cliente. Pulsa Crear.
6. Invita a tu equipo, o pulsa Finalizar para hacerlo más tarde.

Quien crea la empresa entra como Admin. El país decide la zona horaria de la empresa. El alta propone el de la zona horaria de tu navegador; si eliges «Global (UTC)», Wolovy usa la hora UTC. Se cambia en Configuración general, pestaña General.

1. Pulsa tu nombre, abajo en la barra lateral, y entra en Usuarios.
2. Pulsa + y escribe el nombre, el correo y el rol. Si eres Admin, también puedes poner su precio y su coste por hora.
3. Guarda. Le llega un correo con el botón Crear contraseña; el enlace dura 24 horas.

Si no le llega o se le caduca, usa el botón de restablecer la contraseña de su fila: le vuelve a enviar la invitación.

Pueden invitar los Admin y los Project Manager. Quien invitas durante el alta entra como Worker, y su enlace dura 7 días. Un correo que ya tiene cuenta en Wolovy no se puede invitar.

Admin lo ve y lo configura todo: la salud económica, las estadísticas, los precios y costes por hora, los clientes, la configuración de la empresa, los departamentos y las API keys.

Project Manager gestiona a otros Project Manager y a los Worker, ve y corrige las horas de cualquiera, y ve los clientes y el resumen de vacaciones.

Worker trabaja en sus proyectos, ficha y corrige sus propias horas.

Project Management y el Portal del Cliente están abiertos a todos los roles.

Pulsa tu nombre, abajo en la barra lateral, y abre Mi configuración:

• Idioma de la interfaz: español, catalán, inglés, francés, italiano o alemán. También cambia el idioma de tus correos.
• Restablecer contraseña: te enviamos un enlace para crear una nueva, válido 24 horas.
• Modo de color: claro u oscuro.

Tu nombre lo cambia un Admin o un Project Manager desde Usuarios. El correo no se puede cambiar.

1. Pulsa el botón redondo + de abajo a la derecha y elige Nuevo proyecto.
2. Elige el cliente y escribe el nombre del proyecto.
3. Pulsa Guardar. Se abre la ficha completa para añadir el resto.

El proyecto recibe un código automático con el año y un número, como 2026-10001, y quien lo crea queda asignado. Cualquier rol puede crear proyectos.

El cliente es obligatorio. Si aún no existe, un Admin lo crea en Clientes o lo importa por CSV.

1. Abre el proyecto desde la lista.
2. En Asignados, marca a las personas que trabajan en él.
3. Elige el estado y la prioridad del proyecto.
4. Los cambios se guardan solos: cierra la ficha.

La lista muestra después el estado, la prioridad y quién lleva cada proyecto. Quien crea un proyecto queda asignado automáticamente.

Un proyecto pasa por Sin estado, Presupuesto, Producción, Terminado y Facturado, o Cancelado. Empieza sin estado.

Al marcarlo como Facturado, se quitan las personas asignadas y, si no tiene precio de venta, Wolovy lo calcula. Al terminarlo, facturarlo o cancelarlo, se borran las citas repetidas que le quedaban en el calendario.

En la ficha del proyecto, escribe las horas en Límite de tiempo global. Cada trabajo puede tener también su propio límite.

Cuando se llega al límite, las horas de la tarjeta se ponen en rojo con un aviso. En Salud económica, el proyecto pasa a amarillo al 80 % y a rojo cuando se pasa.

Para los servicios que se repiten cada mes. Hace falta el módulo Mantenimientos.

1. En la ficha del proyecto, activa Mantenimiento.
2. Escribe el Servicio y el Límite mensual en horas.
3. Cada mes tiene su fila con las horas fichadas y un campo de notas.

El mes que llega al límite se marca en rojo. Todos los mantenimientos están en Mantenimientos, y en su tarjeta se ven como «M 2026» en lugar del código. La ficha se guarda sola y tiene Deshacer.

En la ficha del proyecto, pulsa Agregar trabajo. Cada trabajo tiene su play para fichar y puede tener su propio límite de horas.

Son los mismos trabajos que usa Project Management: si fichas en una tarea, eliges el trabajo y el tiempo va a esa pareja.

Hasta septiembre de 2026 se llamaban subtareas.

1. En Project Management, pulsa + junto a Proyectos.
2. Escribe el nombre y el código, de 2 a 6 letras o números. Las tareas se numeran con él: WEB-1, WEB-2…
3. Elige el Proyecto asociado: es donde cuentan las horas.
4. Elige el idioma de comunicación, que es el de los correos a las personas de fuera.

Cualquier persona de la empresa puede crear proyectos, gestionar sus miembros e invitar a gente de fuera.

Las tareas de cada proyecto se ordenan en cuatro listas: Todo, Backlog, Validación y Hecho. Para cambiar el estado, arrastra la tarea a otra lista o usa su selector, que también tiene En curso y Cancelado.

El + de cada lista crea la tarea en esa lista. El + del menú, junto al proyecto, la crea en Backlog.

Cada tarea tiene prioridad (Urgente, Alta, Media, Baja o sin prioridad), puede tener varias personas asignadas y lleva las etiquetas del proyecto. Admite archivos de hasta 10 MB (imágenes, PDF, texto y documentos de Office), hasta 50 por tarea.

Hasta septiembre de 2026 se llamaban incidencias.

Mis tareas reúne tus tareas abiertas: las que tienes asignadas en Todo, Backlog y Validación, por orden de prioridad.

La Inbox recoge la actividad de las tareas que sigues o tienes asignadas, los comentarios de tus proyectos y lo que entra o sale de Validación. El número del menú son las que aún no has leído.

Si la empresa tiene su servidor de correo configurado, quien sigue una tarea también recibe por correo los comentarios y los cambios de estado.

1. Entra en el Inicio del proyecto, en Asignaciones.
2. Escribe su nombre y su correo, y pulsa Invitar para que le llegue el enlace, o Solo el enlace para copiarlo y enviarlo tú.

No necesitan cuenta ni contraseña, y el enlace no caduca. Para retirarle el acceso a alguien, pulsa Quitar del proyecto.

Pueden crear tareas, editarlas, cambiar su estado y su prioridad, comentar y subir archivos. No ven a quién están asignadas, no fichan y no pueden borrar tareas ni tocar el proyecto.

Si activas Correos a las personas de fuera en el Inicio, les llega un correo cuando una tarea pasa a Validación y cuando alguien del equipo comenta. Viene desactivado.

Cuando el equipo termina una tarea, pásala a Validación. La persona de fuera la ve en su Inbox, la revisa y cambia el estado: a Hecho si está bien o a Todo si hay que cambiar algo.

Mientras espera, la tarea sigue en Mis tareas de quien la lleva.

Pulsa el play allí donde estés trabajando:

• en la tarjeta de un proyecto o de uno de sus trabajos, en Proyectos, Mantenimientos o el Dashboard;
• en la ficha del proyecto, con Iniciar tiempo;
• en una cita del calendario;
• en un ticket enlazado a un proyecto;
• en una tarea de Project Management (si tiene trabajos, eliges uno);
• en una línea anterior de tu día, en Tiempo, para retomarla.

Solo corre un cronómetro por persona: al empezar otro, el anterior se cierra y las dos horas quedan fichadas. El que está en marcha se ve en la barra lateral, y su botón rojo, con el tiempo, lo para.

1. Entra en Tiempo y elige el día.
2. Cambia la hora de inicio o de fin de una línea y pulsa Guardar, o bórrala con la papelera.
3. Para añadir una línea, pulsa +, elige el proyecto y pulsa Añadir. Después ajusta sus horas.

El fin tiene que ser posterior al inicio, y una línea no puede pasar de medianoche.

Cada persona corrige sus horas. Los Admin y los Project Manager pueden elegir a otra persona en Usuario y corregir las suyas; los Admin, también desde Estadísticas, en el mes de cada persona.

A las 23:59, hora de la empresa, los cronómetros que siguen en marcha se cierran solos, así que un olvido no infla las horas del día siguiente.

La hora sale del país de la empresa, en Configuración general, pestaña General. Si está en «Global (UTC)», se cierran a las 23:59 UTC.

De lunes a viernes, cada persona recibe el correo «Tus horas dedicadas» con sus horas del día y el reparto por proyecto. Se activa para toda la empresa, y viene desactivado.

1. Un Admin configura el servidor de correo de la empresa en Configuración general, pestaña Configuración SMTP. Sin él no se envía.
2. En Notificaciones por email, activa Notificar horas dedicadas del día en curso y elige la hora (por defecto, las 18:00). Con Test puedes probarlo.

La ven los Admin. Viene activada, y se enciende o se apaga para toda la empresa en Configuración general, pestaña General, con el interruptor Economía. Se guarda solo.

Si la apagas, desaparecen el menú Salud económica y el bloque de rentabilidad de los proyectos.

1. Pulsa tu nombre, abajo en la barra lateral, y entra en Usuarios.
2. Abre a la persona, o crea una nueva.
3. Escribe su Precio/h (lo que cobras por su hora) y su Coste/h (lo que te cuesta).

Solo los ven y los cambian los Admin. Se aplican a todas sus horas, también a las pasadas: si cambias una tarifa, cambian las cifras anteriores.

En la ficha del proyecto, bloque Rentabilidad, que solo ven los Admin:

• Presupuesto: el total presupuestado.
• Coste: lo que no son horas, como imprenta, licencias o servicios externos.
• Precio final: lo que se factura.

Debajo ves las horas de cada persona por su precio/h, y el total. Se guarda solo.

Si marcas el proyecto como Facturado sin precio final, Wolovy pone el presupuesto más el coste o, si no hay, las horas por el precio/h de cada persona.

Mientras se trabaja: verde por debajo del 80 % del límite de tiempo global, amarillo entre el 80 y el 100 %, y rojo si se pasa. Sin límite, gris: no hay con qué medirlo. Cuentan todas las horas del proyecto, no solo las del período que tengas elegido.

Una vez facturado, o terminado con precio final: amarillo si el Precio Horas (el precio de todas sus horas) supera el precio final, y verde si no. Nunca sale en rojo.

El presupuesto no cuenta para el semáforo.

Arriba tienes el buscador (código, título, notas, nombre o correo del cliente), el período, el cliente y el estado.

El período puede ser el mes actual, los últimos 30 días, el año actual, el año anterior o las fechas que elijas. Sale cada proyecto que tenga horas en ese período, y también los que se hayan terminado o facturado dentro de él.

En la lista cada proyecto sale entero, con todas sus horas y todas sus cifras. El Resumen del Período, en cambio, suma solo las horas del período, con su precio y su coste; el Presupuesto y el Precio Venta cuentan únicamente los proyectos facturados, y el Resultado es el de esos proyectos: su precio de venta menos lo que costaron.

Pulsa un proyecto para ver su detalle y la participación de cada persona, con todas sus horas.

Solo para Admin. Eliges el mes y el año, y ves:

• Evolución anual de proyectos: cada mes, los nuevos, los terminados, los facturados y los anulados.
• Dedicación mensual por usuario: las horas de cada persona y los proyectos trabajados.

Pulsa la barra de una persona para abrir su mes: días trabajados, media por día, horas de cada día y sus líneas de tiempo, que puedes corregir ahí mismo.

1. Pulsa el botón redondo + de abajo a la derecha y elige Nuevo cliente.
2. Escribe la razón social y el nombre comercial y, si quieres, la dirección, el teléfono, uno o varios correos (separados por comas), un color y una nota.
3. Pulsa Guardar cliente.

Crean clientes los Admin. En Clientes los buscas por nombre o correo y, al abrir uno, ves sus notas y sus proyectos. Antes de borrar uno, Wolovy te enseña lo que se perdería.

1. Entra en Configuración general, pestaña Importación CSV.
2. Pulsa Descargar plantilla CSV y rellénala: legalName y tradeName son obligatorias; email, phone, address e initialNote, opcionales.
3. Elige el archivo y pulsa Importar clientes.

Va separado por comas, en UTF-8, y puede pesar hasta 10 MB. Una columna que no esté en la plantilla hace que se rechace el archivo. Los clientes con un correo que ya existe se saltan, y las filas con errores se listan al final.

Solo se importan clientes: ni proyectos ni horas. Lo hace un Admin.

Antes, un Admin activa el módulo en Configuración general, pestaña General, con el interruptor Portal del Cliente. Viene apagado.

1. Entra en Portal del Cliente y pulsa Crear Portal del Cliente.
2. Elige el cliente, el nombre del portal (si lo dejas vacío, se usa el del cliente) y el idioma: español, catalán, inglés, francés, italiano o alemán.
3. Cuando esté listo, activa Portal activo en la pestaña General: el enlace solo funciona con el portal activo.

Cualquier rol puede gestionar los portales, y un cliente puede tener más de uno.

Está en la pestaña Enlaces. El portal lo tiene desde que se crea.

• Ver URL lo muestra para copiarlo.
• Renovar alarga 60 días el mismo enlace.
• Regenerar crea uno nuevo, y el anterior deja de funcionar al momento.

Cada enlace dura 60 días, y cada aviso que envías lo renueva. En la lista de portales verás un aviso cuando le queden menos de 7 días.

1. En el portal, pestaña Contenidos, pulsa Nuevo contenido.
2. Escribe el título y el HTML. Los gráficos se ponen con los componentes del portal: data-chart, data-counter, data-progress, data-kpi y data-comparison.
3. Pulsa Previsualizar para verlo como el cliente. El enlace de vista previa dura 10 minutos.
4. Pulsa Publicar. Cada publicación crea una versión.

Guardar borrador no toca lo que ve el cliente. En Versiones puedes restaurar una anterior: vuelve al borrador y hay que publicarla. Se guardan hasta 50 versiones, y Despublicar lo retira del portal.

Arrastra los informes para ordenarlos. La portada, el Resumen que ve el cliente, se edita igual en la pestaña Dashboard. Los componentes y sus límites están en la documentación de la API.

El aviso sale desde el servidor de correo de tu empresa, así que antes un Admin tiene que configurarlo en Configuración general, pestaña Configuración SMTP.

1. En el portal, pestaña Email, escribe los destinatarios (hasta 20, separados por comas), el asunto y el cuerpo en HTML.
2. Si quieres, usa variables como {{client_name}}, {{portal_url}}, {{date}} o {{company_name}}.
3. Pulsa Guardar y después Enviar email al cliente: se envía lo guardado.

Cada destinatario recibe su correo por separado, y el envío renueva el enlace del portal. En la pestaña Registro ves los últimos 20 envíos, con la fecha, el asunto, los destinatarios, el estado y quién lo envió.

1. En la pestaña Enlaces, en el código iframe, escribe los dominios donde se va a ver, uno por línea: con https, hasta 10, y admite *.dominio.com.
2. Pulsa Guardar dominios y después Regenerar token iframe.
3. Pulsa Ver código iframe y pégalo en su web.

La versión incrustada no caduca y es de solo lectura: enseña el Resumen y los Informes, sin Soporte. Si borras todos los dominios, deja de funcionar.

Arriba, el nombre de tu agencia; a un lado, el menú con Resumen, Informes y Soporte, con su logo si se lo has puesto. Puede elegir tema claro u oscuro.

Soporte sale si el portal admite tickets: ahí abre tickets nuevos y ve los del portal.

No ve los borradores, las versiones, el contexto para IA, la configuración de los correos, los proyectos terminados ni los costes.

De tu marca, el portal usa el color principal y la tipografía. Se eligen en Configuración general, pestaña Portal del Cliente, con la firma de los correos.

1. Entra en el portal, pestaña General.
2. Pulsa Subir logo y elige la imagen: PNG, JPG, GIF o WEBP, de hasta 10 MB. Se guarda al momento.

Sale en el menú del portal, encima de su nombre, a 40 px de alto; en el móvil, junto al nombre. Queda mejor horizontal y con fondo transparente.

Con Cambiar logo pones otro y con Quitar logo lo retiras. Cada portal lleva el suyo.

1. Pulsa el botón redondo + y elige Nuevo ticket.
2. En Para, elige a una o varias personas: la primera queda asignada.
3. Escribe el título y el mensaje, adjunta archivos si hace falta (hasta 10 MB cada uno) y, si quieres, enlázalo a un proyecto o mantenimiento.
4. Pulsa Crear ticket.

Cada ticket recibe un código, como T-0142. Quien lo abre puede editarlo mientras siga abierto, y si está enlazado a un proyecto, puedes fichar desde él. Hace falta el módulo Tickets, que viene activado.

1. En el portal, pestaña Tickets, elige quién los recibe y quién queda asignado por defecto.
2. Activa Permitir tickets desde el portal.

El cliente los abre desde Soporte con su nombre, su correo, el proyecto (si el portal tiene proyectos enlazados), el asunto, el mensaje y hasta cinco adjuntos. Le llega un correo de confirmación, y el equipo lo ve al momento en Tickets.

Hay límites contra el spam por IP, por correo y por día. En Contactos del cliente puedes bloquear a alguien: sus tickets nuevos dejan de entrar.

Escribe la respuesta y pulsa Responder. Si el ticket viene del portal, al cliente le llega un correo con el enlace a la conversación.

Para cerrarlo, pulsa Cerrar y escribe el motivo. Si viene del portal, al cliente le llega un correo; lo ve en el portal y ya no puede responder. El equipo puede reabrirlo con Reabrir.

En Activos y Cerrados, la Entrada tiene los tickets en los que participas y la Salida, los que has abierto tú. Los Admin y los Project Manager pueden filtrar por departamento y por persona.

El calendario tiene vista de mes, semana, año y Gantt. Cada cita es un proyecto, o uno de sus trabajos, en unas fechas.

1. Pulsa un día (o su +).
2. Elige el proyecto o un trabajo, las personas, la fecha de inicio y, si quieres, la de fin y unas notas.
3. En Repetir puedes hacerla semanal, cada dos semanas, mensual o anual.
4. Pulsa Añadir al Calendario.

Desde una cita puedes empezar a fichar con Iniciar tiempo. Las repeticiones se paran cuando el proyecto se termina, se factura o se cancela.

Con el módulo Economía activado, los Admin ven en la vista de mes una fila de Previsión: horas, coste, presupuesto y precio de venta de los proyectos de ese mes.

1. Pulsa el icono de compartir del calendario (Compartir calendario).
2. Elige Mi calendario o, si eres Admin o Project Manager, Calendario del equipo.
3. Pulsa Abrir en Google Calendar o Abrir en iCal, o copia la URL ICS para otra aplicación.

El calendario suscrito se actualiza solo e incluye los días de vacaciones.

1. Pulsa tu nombre, abajo en la barra lateral, y entra en Mis vacaciones.
2. Elige el día, añade una nota si quieres y pulsa Registrar día de vacaciones. Se apunta un día cada vez.

No hay que pedirlas ni esperar a que las aprueben. Para quitar un día apuntado, pídeselo a un Admin: se hace desde el resumen de Vacaciones.

El resumen enseña los días de cada persona y el año en un calendario. Lo ven todos los roles menos Worker.

Un tablero con los proyectos asignados a cada persona, sin los mantenimientos. En la vista Estado, arrastra una tarjeta a otra columna para cambiarle el estado.

Los Admin y los Project Manager pueden filtrar por equipo o por persona. Cada Worker ve lo suyo.

Notas rápidas en una cuadrícula, que solo ves tú. Pulsa Nuevo post-it, arriba a la derecha, escribe la nota y elige su prioridad con las tres barras: la prioridad es el color del post-it. La primera frase de cada nota sale en negrita. Arrastra los post-its para ordenarlos como quieras. Para borrar uno, abre su prioridad y elige Eliminar; desde Ver papelera puedes recuperarlo.

Los Admin crean equipos en Equipos/departamentos, con su nombre, una descripción y quién forma parte. Sirven para filtrar el calendario y el planning por equipo.

Lo hace un Admin. Casi todo está en Configuración general: pulsa tu nombre, abajo en la barra lateral.

• Configuración SMTP: el servidor de correo de tu empresa. Sin él no salen los avisos del portal, los correos de los tickets ni el resumen diario. Con Enviar email de prueba lo compruebas.
• General: el país (y con él la zona horaria), los módulos que usáis y los correos automáticos.
• Usuarios, en el mismo menú: el precio y el coste por hora de cada persona.
• Equipos/departamentos: los equipos, para filtrar el calendario, el planning y los tickets.

Los importes van siempre en euros.

En Configuración general, pestaña General, apartado Notificaciones por email. Cada uno tiene su botón Test:

• Notificar cuando un proyecto sea urgente: a quien le asignan un proyecto urgente. Viene activado.
• Notificar tickets nuevos asignados: cuando un ticket se crea o se responde asignado a alguien. Viene desactivado.
• Notificar resumen diario de proyectos planificados: cada persona recibe sus proyectos, y los Admin y Project Manager, también los de su departamento. Desactivado, a las 08:00.
• Notificar horas dedicadas del día en curso: el resumen de horas de cada persona. Desactivado, a las 18:00.

Los resúmenes diarios salen de lunes a viernes, y todos necesitan el servidor de correo de la empresa.

Si formas parte de más de una empresa, cambia de una a otra con el selector de arriba (Cambiar empresa). Cada empresa tiene sus proyectos, su equipo y su configuración.

Para añadir otra empresa a tu cuenta, escríbenos a hi@wolovy.com.

1. En Configuración general, pestaña API keys, pulsa Crear API key y ponle una etiqueta.
2. Copia el token con Copiar token y guárdalo en tu servidor, nunca en una web o una app.

Pueden crearlas los Admin, hasta 20 por empresa. Son de lectura, salvo para el bloque de mantenimiento y los informes del portal. Eliminar API key la revoca al momento.

Todo lo demás está en la documentación de la API.