Centro assistenza

La registrazione non chiede la carta. Sono cinque schermate, con un’email di verifica dopo la prima.

1. Vai su app.wolovy.com/register, scrivi la tua email, la lingua dell’interfaccia e il paese o la regione dell’azienda, e premi Continua.
2. Apri l’email «Continua la registrazione della tua azienda su Wolovy» e premi Continua la registrazione. Il link vale 24 ore.
3. Crea la tua password, da 8 a 16 caratteri.
4. Scrivi il nome dell’azienda. Deve essere unico in Wolovy e poi non si può cambiare.
5. Scegli i moduli: Ticket, Manutenzioni, Pianificazione, Calendario, Economia, Portale clienti e Project Management. Sono tutti attivi tranne il Portale clienti. Premi Crea.
6. Invita il tuo team, oppure premi Fine per farlo più tardi.

Chi crea l’azienda entra come Admin. Il paese stabilisce il fuso orario dell’azienda. La registrazione propone il paese che corrisponde al fuso orario del tuo browser; se scegli «Globale (UTC)», Wolovy usa l’ora UTC. Si cambia in Impostazioni generali, scheda Generale.

1. Clicca sul tuo nome, in basso nella barra laterale, ed entra in Utenti.
2. Premi + e scrivi il nome, l’email e il ruolo. Se sei Admin, puoi anche impostare il suo prezzo e il suo costo orario.
3. Salva. Gli arriva un’email con il pulsante Crea password; il link vale 24 ore.

Se non gli arriva o gli scade, usa il pulsante di reimpostazione della password nella sua riga: gli invia di nuovo l’invito.

Possono invitare gli Admin e i Project Manager. Chi inviti durante la registrazione entra come Worker, e il suo link vale 7 giorni. Un’email che ha già un account Wolovy non si può invitare.

Admin vede e configura tutto: la salute economica, le statistiche, i prezzi e i costi orari, i clienti, le impostazioni dell’azienda, i reparti e le API key.

Project Manager gestisce altri Project Manager e i Worker, vede e corregge le ore di chiunque, e vede i clienti e il riepilogo delle ferie.

Worker lavora nei suoi progetti, registra le ore e corregge le proprie.

Project Management e il Portale clienti sono aperti a tutti i ruoli.

Clicca sul tuo nome, in basso nella barra laterale, e apri Le mie impostazioni:

• Lingua dell’interfaccia: spagnolo, catalano, inglese, francese, italiano o tedesco. Cambia anche la lingua delle tue email.
• Reimposta password: ti inviamo un link per crearne una nuova, valido 24 ore.
• Modalità colore: chiara o scura.

Il tuo nome lo cambia un Admin o un Project Manager da Utenti. L’email non si può cambiare.

1. Premi il pulsante rotondo + in basso a destra e scegli Nuovo progetto.
2. Scegli il cliente e scrivi il nome del progetto.
3. Premi Salva. Si apre la pagina completa del progetto per aggiungere il resto.

Il progetto riceve un codice automatico con l’anno e un numero, come 2026-10001, e chi lo crea viene assegnato. Qualsiasi ruolo può creare progetti.

Il cliente è obbligatorio. Se non esiste ancora, un Admin lo crea in Clienti o lo importa da un CSV.

1. Apri il progetto dall’elenco.
2. In Assegnati, seleziona le persone che ci lavorano.
3. Scegli lo stato e la priorità del progetto.
4. Le modifiche si salvano da sole: chiudi il progetto.

L’elenco mostra poi lo stato, la priorità e chi si occupa di ogni progetto. Chi crea un progetto vi viene assegnato automaticamente.

Un progetto passa per Senza stato, Preventivo, Produzione, Terminato e Fatturato, oppure Annullato. Parte senza stato.

Quando lo segni come Fatturato, le persone assegnate vengono rimosse e, se non ha un prezzo di vendita, Wolovy lo calcola. Quando lo termini, lo fatturi o lo annulli, si cancellano gli eventi ricorrenti che gli restavano nel calendario.

Nella pagina del progetto, scrivi le ore in Limite di tempo globale. Ogni lavorazione può avere anche il suo limite.

Quando si raggiunge il limite, le ore della card diventano rosse con un avviso. In Salute economica, il progetto diventa giallo all’80% e rosso quando lo supera.

Per i servizi che si ripetono ogni mese. Serve il modulo Manutenzioni.

1. Nella pagina del progetto, attiva Manutenzione.
2. Scrivi il Servizio e il Limite mensile in ore.
3. Ogni mese ha la sua riga con le ore registrate e un campo per le note.

Il mese che raggiunge il limite diventa rosso. Tutte le manutenzioni sono in Manutenzioni, e nella loro card compare «M 2026» al posto del codice. La pagina si salva da sola e ha Annulla.

Nella pagina del progetto, premi Aggiungi lavorazione. Ogni lavorazione ha il suo play per registrare le ore e può avere il suo limite di ore.

Sono le stesse lavorazioni che usa Project Management: se registri le ore su un’attività, scegli la lavorazione e il tempo va a quella coppia.

Fino a settembre 2026 si chiamavano subtask.

1. In Project Management, premi + accanto a Progetti.
2. Scrivi il nome e il codice, da 2 a 6 lettere o numeri. Le attività si numerano con quello: WEB-1, WEB-2…
3. Scegli il Progetto collegato: è lì che contano le ore.
4. Scegli la lingua di comunicazione, che è quella delle email alle persone esterne.

Chiunque in azienda può creare progetti, gestirne i membri e invitare persone esterne.

Le attività di ogni progetto stanno in quattro liste: Todo, Backlog, Validazione e Fatto. Per cambiare lo stato, trascina l’attività in un’altra lista o usa il suo selettore, che ha anche In corso e Annullato.

Il + di ogni lista crea l’attività in quella lista. Il + del menu, accanto al progetto, la crea in Backlog.

Ogni attività ha una priorità (Urgente, Alta, Media, Bassa o senza priorità), può avere più persone assegnate e usa le etichette del progetto. Accetta file fino a 10 MB (immagini, PDF, testo e documenti Office), fino a 50 per attività.

Fino a settembre 2026 si chiamavano issue.

Le mie attività riunisce le tue attività aperte: quelle che hai assegnate in Todo, Backlog e Validazione, in ordine di priorità.

L’Inbox raccoglie gli aggiornamenti delle attività che segui o che hai assegnate, i commenti dei tuoi progetti e ciò che entra o esce da Validazione. Il numero nel menu conta quelli che non hai ancora letto.

Se l’azienda ha configurato il suo server di posta, chi segue un’attività riceve via email anche i commenti e i cambi di stato.

1. Entra nella Home del progetto, in Assegnazioni.
2. Scrivi il nome e l’email, e premi Invita perché gli arrivi il link, oppure Solo il link per copiarlo e inviarlo tu.

Non serve un account né una password, e il link non scade. Per togliere l’accesso a qualcuno, premi Rimuovi dal progetto.

Possono creare attività, modificarle, cambiarne lo stato e la priorità, commentare e caricare file. Non vedono a chi sono assegnate, non registrano ore e non possono eliminare attività né modificare il progetto.

Se attivi Email alle persone esterne nella Home, ricevono un’email quando un’attività passa a Validazione e quando qualcuno del team commenta. È disattivato di default.

Quando il team finisce un’attività, spostala in Validazione. La persona esterna la vede nella sua Inbox, la controlla e cambia lo stato: in Fatto se va bene o in Todo se c’è da cambiare qualcosa.

Mentre aspetta, l’attività resta nella vista Le mie attività di chi se ne occupa.

Premi play ovunque tu stia lavorando:

• nella card di un progetto o di una delle sue lavorazioni, in Progetti, Manutenzioni o nella Dashboard;
• nella pagina del progetto, con Avvia cronometro;
• in un evento del calendario;
• in un ticket collegato a un progetto;
• in un’attività di Project Management (se ha lavorazioni, ne scegli una);
• in una riga precedente della tua giornata, in Tempo, per riprenderla.

Gira un solo cronometro per persona: quando ne avvii un altro, il precedente si chiude ed entrambi i tempi restano registrati. Quello in corso si vede nella barra laterale, e il suo pulsante rosso, con il tempo, lo ferma.

1. Entra in Tempo e scegli il giorno.
2. Cambia l’ora di inizio o di fine di una riga e premi Salva, oppure eliminala con il cestino.
3. Per aggiungere una riga, premi +, scegli il progetto e premi Aggiungi. Poi sistema i suoi orari.

La fine deve essere dopo l’inizio, e una riga non può superare la mezzanotte.

Ognuno corregge le proprie ore. Gli Admin e i Project Manager possono scegliere un’altra persona in Utente e correggere le sue; gli Admin anche da Statistiche, nel mese di ogni persona.

Alle 23:59, ora dell’azienda, i cronometri ancora accesi si chiudono da soli, così una dimenticanza non gonfia le ore del giorno dopo.

L’ora dipende dal paese dell’azienda, in Impostazioni generali, scheda Generale. Se è impostato su «Globale (UTC)», si chiudono alle 23:59 UTC.

Dal lunedì al venerdì, ogni persona riceve l’email «Le tue ore dedicate» con le sue ore del giorno e la ripartizione per progetto. Si attiva per tutta l’azienda ed è disattivato di default.

1. Un Admin configura il server di posta dell’azienda in Impostazioni generali, scheda Impostazioni SMTP. Senza, non viene inviato.
2. In Notifiche email, attiva Notifica ore dedicate del giorno corrente e scegli l’ora (di default, le 18:00). Con Test puoi provarlo.

La vedono gli Admin. È attiva di default, e si accende o si spegne per tutta l’azienda in Impostazioni generali, scheda Generale, con l’interruttore Economia. Si salva da solo.

Se la spegni, spariscono il menu Salute economica e il blocco di redditività dei progetti.

1. Clicca sul tuo nome, in basso nella barra laterale, ed entra in Utenti.
2. Apri la persona, o creane una nuova.
3. Scrivi il suo Prezzo/h (quanto fai pagare per una sua ora) e il suo Costo/h (quanto ti costa).

Li vedono e li cambiano solo gli Admin. Valgono per tutte le sue ore, anche per quelle passate: se cambi una tariffa, cambiano le cifre precedenti.

Nella pagina del progetto, blocco Redditività, che vedono solo gli Admin:

• Preventivo: il totale preventivato.
• Costo: ciò che non sono ore, come stampa, licenze o servizi esterni.
• Prezzo finale: quello che si fattura.

Sotto vedi le ore di ogni persona per il suo prezzo/h, e il totale. Si salva da solo.

Se segni il progetto come Fatturato senza prezzo finale, Wolovy mette il preventivo più il costo o, se non ci sono, le ore per il prezzo/h di ogni persona.

Mentre si lavora: verde sotto l’80% del limite di tempo globale, giallo tra l’80 e il 100%, e rosso se lo supera. Senza limite, grigio: non c’è nulla con cui misurarlo. Contano tutte le ore del progetto, non solo quelle del periodo che hai scelto.

Una volta fatturato, o terminato con un prezzo finale: giallo se il Prezzo ore (il prezzo di tutte le sue ore) supera il prezzo finale, verde se no. Non diventa mai rosso.

Il preventivo non conta per il semaforo.

In alto hai la ricerca (codice, titolo, note, nome o email del cliente), il periodo, il cliente e lo stato.

Il periodo può essere il mese corrente, gli ultimi 30 giorni, l’anno corrente, l’anno precedente o le date che scegli. Compare ogni progetto con ore in quel periodo, e anche quelli che vi sono stati terminati o fatturati.

Nell’elenco ogni progetto compare per intero, con tutte le sue ore e tutte le sue cifre. Il Riepilogo del periodo, invece, somma solo le ore del periodo, con il loro prezzo e il loro costo; il Preventivo e il Prezzo di vendita contano solo i progetti fatturati, e il Risultato è quello di quei progetti: il loro prezzo di vendita meno quanto sono costati.

Clicca su un progetto per vederne il dettaglio e la partecipazione di ogni persona, con tutte le sue ore.

Solo per gli Admin. Scegli il mese e l’anno, e vedi:

• Andamento annuale dei progetti: ogni mese, quelli nuovi, terminati, fatturati e annullati.
• Impegno mensile per utente: le ore di ogni persona e i progetti su cui ha lavorato.

Clicca sulla barra di una persona per aprire il suo mese: giorni lavorati, media al giorno, ore di ogni giorno e le sue righe di tempo, che puoi correggere lì stesso.

1. Premi il pulsante rotondo + in basso a destra e scegli Nuovo cliente.
2. Scrivi la ragione sociale e il nome commerciale e, se vuoi, l’indirizzo, il telefono, una o più email (separate da virgole), un colore e una nota.
3. Premi Salva cliente.

I clienti li creano gli Admin. In Clienti li cerchi per nome o email e, quando ne apri uno, vedi le sue note e i suoi progetti. Prima di eliminarne uno, Wolovy ti mostra cosa si perderebbe.

1. Entra in Impostazioni generali, scheda Importazione CSV.
2. Premi Scarica modello CSV e compilalo: legalName e tradeName sono obbligatorie; email, phone, address e initialNote, facoltative.
3. Scegli il file e premi Importa clienti.

È separato da virgole, in UTF-8, e può pesare fino a 10 MB. Una colonna che non è nel modello fa rifiutare il file. I clienti con un’email già esistente vengono saltati, e le righe con errori sono elencate alla fine.

Si importano solo clienti: né progetti né ore. Lo fa un Admin.

Prima, un Admin attiva il modulo in Impostazioni generali, scheda Generale, con l’interruttore Portale clienti. È spento di default.

1. Entra in Portale clienti e premi Crea portale clienti.
2. Scegli il cliente, il nome del portale (se lo lasci vuoto, si usa quello del cliente) e la lingua: spagnolo, catalano, inglese, francese, italiano o tedesco.
3. Quando è pronto, attiva Portale attivo nella scheda Generale: il link funziona solo con il portale attivo.

Qualsiasi ruolo può gestire i portali, e un cliente può averne più di uno.

È nella scheda Link. Il portale ce l’ha da quando viene creato.

• Mostra URL lo visualizza per copiarlo.
• Rinnova proroga di 60 giorni lo stesso link.
• Rigenera ne crea uno nuovo, e il precedente smette di funzionare subito.

Ogni link dura 60 giorni, e ogni avviso che invii lo rinnova. Nell’elenco dei portali vedrai un avviso quando mancano meno di 7 giorni alla scadenza.

1. Nel portale, scheda Contenuti, premi Nuovo contenuto.
2. Scrivi il titolo e l’HTML. I grafici si inseriscono con i componenti del portale: data-chart, data-counter, data-progress, data-kpi e data-comparison.
3. Premi Anteprima per vederlo come lo vedrà il cliente. Il link di anteprima dura 10 minuti.
4. Premi Pubblica. Ogni pubblicazione crea una versione.

Salva bozza non tocca ciò che vede il cliente. In Versioni puoi ripristinarne una precedente: torna nella bozza e va pubblicata di nuovo. Si conservano fino a 50 versioni, e Annulla pubblicazione lo ritira dal portale.

Trascina i report per ordinarli. La pagina iniziale, il Riepilogo che vede il cliente, si modifica allo stesso modo nella scheda Dashboard. I componenti e i loro limiti sono nella documentazione dell’API (in inglese).

L’avviso parte dal server di posta della tua azienda, quindi prima un Admin deve configurarlo in Impostazioni generali, scheda Impostazioni SMTP.

1. Nel portale, scheda Email, scrivi i destinatari (fino a 20, separati da virgole), l’oggetto e il corpo in HTML.
2. Se vuoi, usa variabili come {{client_name}}, {{portal_url}}, {{date}} o {{company_name}}.
3. Premi Salva e poi Invia email al cliente: viene inviato ciò che hai salvato.

Ogni destinatario riceve la sua email separatamente, e l’invio rinnova il link del portale. Nella scheda Registro vedi gli ultimi 20 invii, con la data, l’oggetto, i destinatari, lo stato e chi l’ha inviato.

1. Nella scheda Link, nel codice iframe, scrivi i domini dove verrà mostrato, uno per riga: con https, fino a 10, e accetta *.dominio.com.
2. Premi Salva domini e poi Rigenera token iframe.
3. Premi Mostra codice iframe e incollalo nel suo sito.

La versione incorporata non scade ed è di sola lettura: mostra il Riepilogo e i Report, senza Supporto. Se elimini tutti i domini, smette di funzionare.

In alto, il nome della tua agenzia; di lato, il menu con Riepilogo, Report e Supporto, con il suo logo se l’hai aggiunto. Può scegliere il tema chiaro o scuro.

Supporto compare se il portale accetta ticket: lì apre nuovi ticket e vede quelli del portale.

Non vede le bozze, le versioni, il contesto per l’IA, le impostazioni delle email, i progetti terminati né i costi.

Del tuo marchio, il portale usa il colore principale e il carattere tipografico. Si scelgono in Impostazioni generali, scheda Portale clienti, insieme alla firma delle email.

1. Entra nel portale, scheda Generale.
2. Premi Carica logo e scegli l’immagine: PNG, JPG, GIF o WEBP, fino a 10 MB. Si salva subito.

Compare nel menu del portale, sopra il suo nome, alto 40 px; sul cellulare, accanto al nome. Rende meglio orizzontale e con sfondo trasparente.

Con Cambia logo ne metti un altro e con Rimuovi logo lo togli. Ogni portale ha il suo.

1. Premi il pulsante rotondo + e scegli Nuovo ticket.
2. Nel campo A, scegli una o più persone: la prima viene assegnata.
3. Scrivi il titolo e il messaggio, allega file se serve (fino a 10 MB ciascuno) e, se vuoi, collegalo a un progetto o a una manutenzione.
4. Premi Crea ticket.

Ogni ticket riceve un codice, come T-0142. Chi lo apre può modificarlo finché resta aperto, e se è collegato a un progetto, puoi registrare le ore da lì. Serve il modulo Ticket, che è attivo di default.

1. Nel portale, scheda Ticket, scegli chi li riceve e chi viene assegnato di default.
2. Attiva Consenti ticket dal portale.

Il cliente li apre da Supporto con il suo nome, la sua email, il progetto (se il portale ha progetti collegati), l’oggetto, il messaggio e fino a cinque allegati. Riceve un’email di conferma, e il team lo vede subito in Ticket.

Ci sono limiti contro lo spam per IP, per email e per giorno. In Contatti del cliente puoi bloccare qualcuno: i suoi nuovi ticket smettono di arrivare.

Scrivi la risposta e premi Rispondi. Se il ticket arriva dal portale, il cliente riceve un’email con il link alla conversazione.

Per chiuderlo, premi Chiudi e scrivi il motivo. Se arriva dal portale, il cliente riceve un’email; lo vede nel portale e non può più rispondere. Il team può riaprirlo con Riapri.

In Attivi e Chiusi, In arrivo contiene i ticket a cui partecipi e In uscita quelli che hai aperto tu. Gli Admin e i Project Manager possono filtrare per reparto e per persona.

Il calendario ha la vista mese, settimana, anno e Gantt. Ogni evento è un progetto, o una delle sue lavorazioni, in certe date.

1. Clicca su un giorno (o sul suo +).
2. Scegli il progetto o una lavorazione, le persone, la data di inizio e, se vuoi, quella di fine e delle note.
3. In Ripeti puoi renderlo settimanale, ogni due settimane, mensile o annuale.
4. Premi Aggiungi al calendario.

Da un evento puoi iniziare a registrare le ore con Avvia cronometro. Le ripetizioni si fermano quando il progetto viene terminato, fatturato o annullato.

Con il modulo Economia attivo, gli Admin vedono nella vista mese una riga Previsione: ore, costo, preventivo e prezzo di vendita dei progetti di quel mese.

1. Clicca sull’icona di condivisione del calendario (Condividi calendario).
2. Scegli Il mio calendario o, se sei Admin o Project Manager, Calendario del team.
3. Premi Apri in Google Calendar o Apri in iCal, oppure copia l’URL ICS per un’altra app.

Il calendario a cui ti iscrivi si aggiorna da solo e include i giorni di ferie.

1. Clicca sul tuo nome, in basso nella barra laterale, ed entra in Le mie ferie.
2. Scegli il giorno, aggiungi una nota se vuoi e premi Registra giorno di ferie. Si segna un giorno alla volta.

Non bisogna chiederle né aspettare che vengano approvate. Per togliere un giorno segnato, chiedilo a un Admin: si fa dal riepilogo di Ferie.

Il riepilogo mostra i giorni di ogni persona e l’anno in un calendario. Lo vedono tutti i ruoli tranne Worker.

Una bacheca con i progetti assegnati a ogni persona, senza le manutenzioni. Nella vista Stato, trascina una card in un’altra colonna per cambiarne lo stato.

Gli Admin e i Project Manager possono filtrare per team o per persona. Ogni Worker vede i propri.

Note rapide in una griglia, che vedi solo tu. Premi Nuovo post-it, in alto a destra, scrivi la nota e scegli la sua priorità con le tre barre: la priorità è il colore del post-it. La prima frase di ogni nota è in grassetto. Trascina i post-it per ordinarli come vuoi. Per eliminarne uno, apri la sua priorità e scegli Elimina; da Mostra cestino puoi recuperarlo.

Gli Admin creano i team in Team/reparti, con il loro nome, una descrizione e chi ne fa parte. Servono a filtrare il calendario e la pianificazione per team.

Lo fa un Admin. Quasi tutto è in Impostazioni generali: clicca sul tuo nome, in basso nella barra laterale.

• Impostazioni SMTP: il server di posta della tua azienda. Senza, non partono gli avvisi del portale, le email dei ticket né il riepilogo giornaliero. Con Invia email di prova lo verifichi.
• Generale: il paese (e con esso il fuso orario), i moduli che usate e le email automatiche.
• Utenti, nello stesso menu: il prezzo e il costo orario di ogni persona.
• Team/reparti: i team, per filtrare il calendario, la pianificazione e i ticket.

Gli importi sono sempre in euro.

In Impostazioni generali, scheda Generale, sezione Notifiche email. Ognuna ha il suo pulsante Test:

• Notifica quando un progetto è urgente: a chi viene assegnato un progetto urgente. Attiva di default.
• Notifica nuovi ticket assegnati: quando un ticket viene creato o riceve una risposta ed è assegnato a qualcuno. Disattivata di default.
• Notifica riepilogo giornaliero dei progetti pianificati: ogni persona riceve i suoi progetti, e gli Admin e i Project Manager anche quelli del loro reparto. Disattivata, alle 08:00.
• Notifica ore dedicate del giorno corrente: il riepilogo delle ore di ogni persona. Disattivata, alle 18:00.

I riepiloghi giornalieri partono dal lunedì al venerdì, e tutte queste email richiedono il server di posta dell’azienda.

Se fai parte di più di un’azienda, passa dall’una all’altra con il selettore in alto (Cambia azienda). Ogni azienda ha i suoi progetti, il suo team e le sue impostazioni.

Per aggiungere un’altra azienda al tuo account, scrivici a hi@wolovy.com.

1. In Impostazioni generali, scheda API key, premi Crea API key e dalle un’etichetta.
2. Copia il token con Copia token e conservalo sul tuo server, mai in un sito web o in un’app.

Possono crearle gli Admin, fino a 20 per azienda. Sono di sola lettura, tranne per il blocco di manutenzione e i report del portale. Elimina API key la revoca subito.

Tutto il resto è nella documentazione dell’API (in inglese).